Verwaltungsgerichtshof (VwGH)

§ 18 Abs. 3 und 4 AVG unterscheiden zwischen der Erledigung der Behörde, daher der Beurkundung ihres Willensaktes einerseits, und der Ausfertigung, d.h. der förmlichen Kundmachung dieses Willensaktes gegenüber Parteien und anderen Beteiligten andererseits (vgl. VwGH 17.12.2019, Ra 2019/16/0140, mwN).Paragraph 18, Absatz 3 und 4 AVG unterscheiden zwischen der Erledigung der Behörde, daher der Beurkundung ihres Willensaktes einerseits, und der Ausfertigung, d.h. der förmlichen Kundmachung dieses Willensaktes gegenüber Parteien und anderen Beteiligten andererseits vergleiche VwGH 17.12.2019, Ra 2019/16/0140, mwN).

Eine Genehmigung von elektronisch erstellten Erledigungen kann statt durch die Unterschrift auch durch ein Verfahren zum Nachweis der Identität und Authentizität iSd § 2 Z 1 und 5 E-GovG 2004 erfolgen. Je nach technischorganisatorischer Umsetzung in einem elektronischen Aktenverwaltungssystem der Behörde kann die Identität zB auch durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept und die Authentizität durch einen Änderungsschutz oder die gesicherte Nachvollziehbarkeit von an Dokumenten vorgenommenen Änderungen gewährleistet sein (Erl zur RV 294 BlgNR 23. GP, 12 f).Eine Genehmigung von elektronisch erstellten Erledigungen kann statt durch die Unterschrift auch durch ein Verfahren zum Nachweis der Identität und Authentizität iSd Paragraph 2, Ziffer eins und 5 E-GovG 2004 erfolgen. Je nach technischorganisatorischer Umsetzung in einem elektronischen Aktenverwaltungssystem der Behörde kann die Identität zB auch durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept und die Authentizität durch einen Änderungsschutz oder die gesicherte Nachvollziehbarkeit von an Dokumenten vorgenommenen Änderungen gewährleistet sein (Erl zur Regierungsvorlage 294 BlgNR 23. GP, 12 f).

§ 18 Abs. 3 zweiter Halbsatz AVG sieht AN STELLE der Unterschrift die Möglichkeit eines Verfahrens zum Nachweis der Identität des Genehmigenden und der Authentizität des Inhalts der Erledigung vor, wenn die Erledigung elektronisch erstellt wurde. Zu diesem Zweck kann auch eine Amtssignatur verwendet werden, was den Vorteil hat, dass elektronische Ausfertigungen diese ebenfalls enthalten und Papierausfertigungen keiner Unterschrift oder Beglaubigung mehr bedürfen. Es greift daher zu kurz, wenn das VwG aus dem Umstand, dass der im vorgelegten Papierakt der Behörde befindliche Ausdruck der Erledigung keine eigenhändige Unterschrift der Organwalterin aufweist, schließt, dass kein Bescheid vorliege. Im Bereich des elektronischen Aktes tritt die in diesem vorgenommene Genehmigung (jedes einzelnen Bescheids) nämlich an die Stelle der Unterschrift auf einer papierenen Urschrift. Auch auf diese Weise bleibt einerseits die Zurechenbarkeit der Erledigung zu einer bestimmten natürlichen Person gewahrt und es ist andererseits sichergestellt, dass der Inhalt des Bescheids vom Willen des Organwalters getragen ist. Einer (weiteren) physischen Unterschrift des Genehmigenden auf einem dafür herzustellenden Ausdruck bedarf es in diesem Fall nicht. Dies auch dann nicht, wenn zur Vorlage an das VwG wegen der (noch) fehlenden Möglichkeit einer unmittelbaren Vorlage eines elektronischen Akts aus diesem ein Ausdruck angefertigt wird.Paragraph 18, Absatz 3, zweiter Halbsatz AVG sieht AN STELLE der Unterschrift die Möglichkeit eines Verfahrens zum Nachweis der Identität des Genehmigenden und der Authentizität des Inhalts der Erledigung vor, wenn die Erledigung elektronisch erstellt wurde. Zu diesem Zweck kann auch eine Amtssignatur verwendet werden, was den Vorteil hat, dass elektronische Ausfertigungen diese ebenfalls enthalten und Papierausfertigungen keiner Unterschrift oder Beglaubigung mehr bedürfen. Es greift daher zu kurz, wenn das VwG aus dem Umstand, dass der im vorgelegten Papierakt der Behörde befindliche Ausdruck der Erledigung keine eigenhändige Unterschrift der Organwalterin aufweist, schließt, dass kein Bescheid vorliege. Im Bereich des elektronischen Aktes tritt die in diesem vorgenommene Genehmigung (jedes einzelnen Bescheids) nämlich an die Stelle der Unterschrift auf einer papierenen Urschrift. Auch auf diese Weise bleibt einerseits die Zurechenbarkeit der Erledigung zu einer bestimmten natürlichen Person gewahrt und es ist andererseits sichergestellt, dass der Inhalt des Bescheids vom Willen des Organwalters getragen ist. Einer (weiteren) physischen Unterschrift des Genehmigenden auf einem dafür herzustellenden Ausdruck bedarf es in diesem Fall nicht. Dies auch dann nicht, wenn zur Vorlage an das VwG wegen der (noch) fehlenden Möglichkeit einer unmittelbaren Vorlage eines elektronischen Akts aus diesem ein Ausdruck angefertigt wird.

Die Genehmigung einer elektronisch erstellten Erledigung kann im Rahmen eines elektronischen Aktenverwaltungssystems z.B. auch durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept zum Nachweis der Identität des Genehmigenden und durch einen Änderungsschutz oder die gesicherte Nachvollziehbarkeit von an Dokumenten vorgenommenen Änderungen zur Sicherung der Identität der Erledigung gewährleistet werden. Die Verwendung einer Amtssignatur für die Genehmigung von Erledigungen ist zwar möglich, nach den eindeutigen Aussagen in den Gesetzesmaterialien jedoch nicht geboten (ErläutRV 294 BlgNr. 23. GP 12 f). Wird die Genehmigung in einem elektronischen Aktenverwaltungssystem durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept bzw. durch einen Änderungsschutz und gesicherte Nachvollziehbarkeit von vorgenommenen Änderungen organisiert, ist eine weitergehende Dokumentation dieser Genehmigung durch entsprechende Angaben auf Ausdrucken der Erledigung gesetzlich nicht geboten, vielmehr reicht es aus, wenn die Genehmigung mit den entsprechenden Vorkehrungen im elektronischen Aktenverwaltungssystem dokumentiert ist. Das Fehlen einer Unterschrift des Genehmigenden bzw. eines Hinweises auf die elektronische Genehmigung in der Ausfertigung der elektronisch erstellten Erledigung ist daher unschädlich und berührt nicht deren Gültigkeit.Die Genehmigung einer elektronisch erstellten Erledigung kann im Rahmen eines elektronischen Aktenverwaltungssystems z.B. auch durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept zum Nachweis der Identität des Genehmigenden und durch einen Änderungsschutz oder die gesicherte Nachvollziehbarkeit von an Dokumenten vorgenommenen Änderungen zur Sicherung der Identität der Erledigung gewährleistet werden. Die Verwendung einer Amtssignatur für die Genehmigung von Erledigungen ist zwar möglich, nach den eindeutigen Aussagen in den Gesetzesmaterialien jedoch nicht geboten (ErläutRV 294 BlgNr. 23. Gesetzgebungsperiode 12 f). Wird die Genehmigung in einem elektronischen Aktenverwaltungssystem durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept bzw. durch einen Änderungsschutz und gesicherte Nachvollziehbarkeit von vorgenommenen Änderungen organisiert, ist eine weitergehende Dokumentation dieser Genehmigung durch entsprechende Angaben auf Ausdrucken der Erledigung gesetzlich nicht geboten, vielmehr reicht es aus, wenn die Genehmigung mit den entsprechenden Vorkehrungen im elektronischen Aktenverwaltungssystem dokumentiert ist. Das Fehlen einer Unterschrift des Genehmigenden bzw. eines Hinweises auf die elektronische Genehmigung in der Ausfertigung der elektronisch erstellten Erledigung ist daher unschädlich und berührt nicht deren Gültigkeit.

Von der in § 18 Abs. 3 AVG geregelten Genehmigung der Erledigung ist die in § 18 Abs. 4 AVG geregelte Ausfertigung der Erledigung zu unterscheiden; die Ausfertigung der Erledigung ist entweder vom Genehmigenden zu unterschreiben, mit einem Beglaubigungsvermerk zu versehen oder im Falle elektronischer Erstellung der Erledigung mit einer Amtssignatur zu versehen (wobei in diesem Fall keine weiteren Voraussetzungen erfüllt werden müssen). Auch § 18 Abs. 4 AVG sieht nicht vor, dass eine mit einer Amtssignatur versehene Ausfertigung einer Erledigung noch zusätzliche Erfordernisse betreffend die Dokumentation der Genehmigung der Erledigung aufweisen müsse.Von der in Paragraph 18, Absatz 3, AVG geregelten Genehmigung der Erledigung ist die in Paragraph 18, Absatz 4, AVG geregelte Ausfertigung der Erledigung zu unterscheiden; die Ausfertigung der Erledigung ist entweder vom Genehmigenden zu unterschreiben, mit einem Beglaubigungsvermerk zu versehen oder im Falle elektronischer Erstellung der Erledigung mit einer Amtssignatur zu versehen (wobei in diesem Fall keine weiteren Voraussetzungen erfüllt werden müssen). Auch Paragraph 18, Absatz 4, AVG sieht nicht vor, dass eine mit einer Amtssignatur versehene Ausfertigung einer Erledigung noch zusätzliche Erfordernisse betreffend die Dokumentation der Genehmigung der Erledigung aufweisen müsse.

Für eine elektronisch erstellte Erledigung ist eine handschriftliche Unterfertigung nach § 18 Abs. 3 AVG zweiter Satz iVm § 2 Z 1 und 5 E-GovG 2004 nicht erforderlich. Sofern an einer elektronischen Genehmigung durch die approbationsbefugte Sachbearbeiterin oder der Authentizität der Erledigung Zweifel bestehen, bedarf es näherer Feststellungen zum einen oder anderen fraglichen Umstand.Für eine elektronisch erstellte Erledigung ist eine handschriftliche Unterfertigung nach Paragraph 18, Absatz 3, AVG zweiter Satz in Verbindung mit Paragraph 2, Ziffer eins und 5 E-GovG 2004 nicht erforderlich. Sofern an einer elektronischen Genehmigung durch die approbationsbefugte Sachbearbeiterin oder der Authentizität der Erledigung Zweifel bestehen, bedarf es näherer Feststellungen zum einen oder anderen fraglichen Umstand.

Die Entscheidung eines VwG ist verfehlt, wenn es einerseits zunächst mit Beschluss die Beschwerde zurückweist, um sodann aber mit Erkenntnis eine Entscheidung über die (den Bescheid ersetzende) Beschwerdevorentscheidung zu treffen. Selbst eine vom VwG dafür zur Begründung herangezogene Unzuständigkeit der Behörde dürfte vom VwG nur aufgrund einer zulässigen Beschwerde aufgegriffen werden (VwGH 24.6.2021, Ro 2021/09/0004). Tritt die Zurückweisung der Beschwerde durch das VwG an die Stelle der - den Ausgangsbescheid ersetzenden - Beschwerdevorentscheidung (VwGH 5.9.2022, Ra 2021/03/0084; VwGH 24.2.2020, Ro 2020/05/0018), ist die weitere Entscheidung über diese inhaltlich rechtswidrig.