Verwaltungsgerichtshof (VwGH)

Die Genehmigung einer elektronisch erstellten Erledigung kann im Rahmen eines elektronischen Aktenverwaltungssystems z.B. auch durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept zum Nachweis der Identität des Genehmigenden und durch einen Änderungsschutz oder die gesicherte Nachvollziehbarkeit von an Dokumenten vorgenommenen Änderungen zur Sicherung der Identität der Erledigung gewährleistet werden. Die Verwendung einer Amtssignatur für die Genehmigung von Erledigungen ist zwar möglich, nach den eindeutigen Aussagen in den Gesetzesmaterialien jedoch nicht geboten (ErläutRV 294 BlgNr. 23. GP 12 f). Wird die Genehmigung in einem elektronischen Aktenverwaltungssystem durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept bzw. durch einen Änderungsschutz und gesicherte Nachvollziehbarkeit von vorgenommenen Änderungen organisiert, ist eine weitergehende Dokumentation dieser Genehmigung durch entsprechende Angaben auf Ausdrucken der Erledigung gesetzlich nicht geboten, vielmehr reicht es aus, wenn die Genehmigung mit den entsprechenden Vorkehrungen im elektronischen Aktenverwaltungssystem dokumentiert ist. Das Fehlen einer Unterschrift des Genehmigenden bzw. eines Hinweises auf die elektronische Genehmigung in der Ausfertigung der elektronisch erstellten Erledigung ist daher unschädlich und berührt nicht deren Gültigkeit.Die Genehmigung einer elektronisch erstellten Erledigung kann im Rahmen eines elektronischen Aktenverwaltungssystems z.B. auch durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept zum Nachweis der Identität des Genehmigenden und durch einen Änderungsschutz oder die gesicherte Nachvollziehbarkeit von an Dokumenten vorgenommenen Änderungen zur Sicherung der Identität der Erledigung gewährleistet werden. Die Verwendung einer Amtssignatur für die Genehmigung von Erledigungen ist zwar möglich, nach den eindeutigen Aussagen in den Gesetzesmaterialien jedoch nicht geboten (ErläutRV 294 BlgNr. 23. Gesetzgebungsperiode 12 f). Wird die Genehmigung in einem elektronischen Aktenverwaltungssystem durch ein Berechtigungs- und Rollenkonzept bzw. durch einen Änderungsschutz und gesicherte Nachvollziehbarkeit von vorgenommenen Änderungen organisiert, ist eine weitergehende Dokumentation dieser Genehmigung durch entsprechende Angaben auf Ausdrucken der Erledigung gesetzlich nicht geboten, vielmehr reicht es aus, wenn die Genehmigung mit den entsprechenden Vorkehrungen im elektronischen Aktenverwaltungssystem dokumentiert ist. Das Fehlen einer Unterschrift des Genehmigenden bzw. eines Hinweises auf die elektronische Genehmigung in der Ausfertigung der elektronisch erstellten Erledigung ist daher unschädlich und berührt nicht deren Gültigkeit.