Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20120419_923_204_0002_III_3_2012

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

19.04.2012

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 923.204/0002-III/3/2012

Titel

Planstellenbesetzungsverordnung 2012 Rundschreiben an die Ressorts

Text

Original (PDF)

 

 

Planstellenbesetzungsverordnung 2012

Rundschreiben an die Ressorts

 

Planstellenbesetzungsverordnung 2012

 

I. Allgemeines

 

Mit der Neuerlassung der Planstellenbesetzungsverordnung 2012, BGBl. II. Nr. 73/2012, wird das Ziel verfolgt, bei der Neubesetzung von Planstellen die Möglichkeiten der "bundesinternen Nachbesetzung" – also im Sinne der Besetzung mit Bundesbediensteten – auszuschöpfen. Dies findet in der Zielbestimmung des § 1 Abs. 1 Planstellenbesetzungsverordnung 2012 ausdrücklich Erwähnung.

 

Klar zu unterscheiden sind die Regelungen der Planstellenbesetzungsverordnung 2012 vom Regime des "Aufnahmestopps" (Beschluss des 133. Ministerrates zu TOP 16 vom 6. März 2012). Dieser ist in jedem Ressort eigenverantwortlich wahrzunehmen.

 

II. "Besetzung einer Planstelle"

 

In § 1 Abs. 2 Planstellenbesetzungsverordnung 2012 erfolgt eine Begriffsbestimmung dahingehend, dass unter "Besetzung einer Planstelle" mit Beamtinnen oder Beamten die "Ernennung" auf eine Planstelle gemeint ist, wie dies bereits in der bisherigen Verordnung über die Zustimmung zur Besetzung bestimmter Arten von Planstellen, BGBl. II Nr. 168/1999, der Fall war. Hinsichtlich der Vertragsbediensteten war schon bisher der Begriff "Besetzung" gebräuchlich (vgl. § 2a VBG). Daran soll sich auch weiterhin nichts ändern.

 

Auch die Aufnahme einer Ersatzkraft (§ 4a Abs. 2 Z 1 VBG) in den in Punkt 5 Abs. 2 des Allgemeinen Teils des Personalplans 2012 angeführten Fällen stellt eine Besetzung einer Planstelle dar.

 

III. Vorgehensweise

 

Gemäß § 9 Abs. 3 Planstellenbesetzungsverordnung 2012 stellt das Bundeskanzleramt geeignete Formulare für die vorgesehenen Berichte und Anträge zur Verfügung. Muster dieser Formulare sind diesem Rundschreiben als Beilagen beigefügt.

 

Diese sind in der ELAK–Vorlagensammlung "Vorlagensammlung Planstellenbesetzungsverordnung 2012" und in der ELAK-Erledigungsgruppe "Erledigungsvorlagen Planstellenbesetzungsverordnung 2012" zur bundesweiten Nutzung hinterlegt. Zweckmäßigerweise wird vorgeschlagen, die Anträge und Berichte mittels Aktenvorschreibung im Workflow des ELAK zu übermitteln. Im Aktenlauf ist die Organisationseinheit "BKA – TAIII (Teamassistenz)" vorzusehen. Angeregt wird, von der jeweiligen ressortzuständigen IT-Abteilung sog. "Musterprozesse" einrichten zu lassen, die die jeweiligen ressortinternen Aktenvorschreibungen auch berücksichtigen.

 

Nachgeordneten Dienststellen sind die in der ELAK Vorlagensammlung hinterlegten Formulare, sofern nicht ohnehin der Bundes-ELAK verwendet wird, ressortintern zur Verfügung zu stellen.

 

Jedenfalls ist von Anträgen in Papierform Abstand zu nehmen. Sollte es in einem Ausnahmefall zweckmäßiger erscheinen, können die Anträge auch direkt auf elektronischem Weg an

 

Postfachiii2@bka.gv.at oder

Postfachiii3@bka.gv.at

 

gerichtet werden.

 

Hinweise zur Benutzung:

 

Formulare als ELAK-Erledigungsgruppe

 

+ Akt erstellen

+ Erledigung erstellen

+ Erledigungsgruppe suchen (Symbol Fernglas neben dem Feld "Erledigungsgruppe")

+ Kurzbezeichnung "Planstellenbesetzungsverordnung" + Auswahl des entsprechenden Formulars im pull-down Menü der

"Vorlage"

+ Das Formular ist als Erledigung im Akt

 

Formulare als Dokumente in der ELAK-Vorlagensammlung

+ Schreibtisch im ELAK öffnen

+ Suche (Symbol Fernglas oder Menü Extras)

+ Auswahl Vorlagensammlung

+ Menüreiter Objekt

+ Name: *Planstellenbesetzungsverordnung*

+ Klick auf "Vorlagensammlung

Planstellenbesetzungsverordnung 2012" und

"Weiter"

+ Die Vorlagensammlung erscheint als Ordner am

Schreibtisch

 

IV. Besetzung von Planstellen mit Bundesbediensteten (1. Abschnitt der Planstellenbesetzungsverordnung 2012)

 

§ 3 der Planstellenbesetzungsverordnung 2012 stellt einen Ausnahmekatalog von der generellen Zustimmung zur Besetzung von Planstellen gemäß § 2 dar. Die in § 3 genannten Funktionen waren bereits überwiegend in der bisherigen Verordnung von der generellen Zustimmung ausgenommen. Es wurden Bezeichnungsänderungen vorgenommen, wo diese erforderlich waren.

 

Anträge gemäß § 3 sind unter Verwendung der ELAK-Vorlage Formular 1 mittels Aktenvorschreibung an "BKA – TAIII (Teamassistenz)" einzubringen. Dies entspricht inhaltlich im Grunde der bisherigen Vorgangsweise. Es darf ersucht werden, von Anträgen in Papierform Abstand zu nehmen.

 

Auch Besetzungen von Planstellen im Zusammenhang mit "Wahrungsfunktionen" und § 113e GehG sind von der generellen Zustimmung zur Besetzung von Planstellen gemäß § 2 ausgenommen (§ 4 Planstellenbesetzungsverordnung 2012). Dies hat seinen Grund in dem Umstand, dass durch diese Maßnahmen höhere Entlohnungen ermöglicht werden können, als es dem Wert des tatsächlich eingenommenen Arbeitsplatzes entspricht.

 

§ 4 Abs. 1 der Verordnung regelt die Mitwirkung im Zuge der Verwendung von Bediensteten auf niedriger bewerteten Arbeitsplätzen im Zusammenhang mit der Anwendung der im Dienst- und Besoldungsrecht vorgesehenen Wahrungsbestimmungen.

 

In § 4 Abs. 2 der Verordnung sind die Ernennungen im Zusammenhang mit Organisationsänderungen geregelt. Folgende zwei Fälle bedürfen der Zustimmung:

 

+ wenn Bedienstete nach einer Organisationsänderung auf

niedriger bewerteten Arbeitsplätzen verwendet werden und ihnen dadurch eine Ergänzungszulage gemäß § 113e GehG zusteht (Z 1),

 

+ wenn bei einer Organisationsänderung Bedienstete eine Ergänzungszulage erhalten sollen und gleichzeitig Bedienstete auf höherwertigen Arbeitsplätzen eingeteilt werden, bedürfen auch diese beabsichtigten höherwertigen Ernennungen der Zustimmung der Bundeskanzlerin oder des Bundeskanzlers (Z 2).

 

Auch für Anträge gemäß § 4 der Verordnung ist die ELAK-Vorlage Formular 1 zu verwenden.

 

Die Bestimmung betreffend die Beförderungen nach dem "Dienstklassensystem" (§ 5 der Planstellenbesetzungsverordnung 2012) bleibt gegenüber der bisherigen Verordnung unverändert.

 

V. Besetzung von Planstellen mit Nicht-Bundesbediensteten (2. Abschnitt der Planstellenbesetzungsverordnung 2012)

 

Da der bundesinternen Nachbesetzung der Vorrang gegeben wird, soll zukünftig jede Neuaufnahme in den Bundesdienst einer Zustimmung der Bundeskanzlerin oder des Bundeskanzlers im Einzelfall bedürfen. Ausgenommen davon sind gemäß § 7 besondere Gruppen von Bediensteten, für die die Verordnung eine generelle Zustimmung vorsieht.

 

In diesem Zusammenhang ist bis 31.12.2014 der Beschluss der Bundesregierung vom 6. März 2012 betreffend "Aufnahmestopp 2012 – 2014", TOP 16 des 133. Ministerrates, zu beachten.

 

Mobilitätsmanagement und Vorwegzustimmung

 

Das Mobilitätsmanagement des Bundeskanzleramtes unterstützt die Ressorts bei der Suche geeigneter Kandidatinnen und Kandidaten für die Stellenbesetzung (§ 6 Abs. 2 Planstellenbesetzungsverordnung 2012). Die Inanspruchnahme erfolgt im Wege des Ersuchens um Durchführung einer Suche nach Interessentinnen und Interessenten durch das Mobilitätsmanagement des BKA (Formular 2) unter Verwendung der ELAKVorlage Formular 2 und ist im Aktenlauf bei der Organisationseinheit "BKA – TAIII (Teamassistenz)" einzubringen. Füllen Sie dieses Formular bitte sorgfältig und vollständig aus und schließen Sie die bezeichneten Beilagen an, da ansonsten Verbesserungsersuchen ausgelöst werden könnten, die die Bearbeitung verzögern. Es darf auch darauf hingewiesen werden, dass nur ordnungsgemäß bewertete Arbeitsplätze Basis der bundesinternen Interessentinnen- und Interessentensuche sein können. Die Arbeitsplätze müssen sich demnach im Anforderungsprofil des Ausschreibungs/ Bekanntmachungstextes widerspiegeln.

 

Mit dem Personalprovider des Bundesministeriums für Landesverteidigung und Sport konnte ein kompetenter und betreffend die ressortübergreifende Übernahme von Bediensteten erfahrener Partner gewonnen werden, der auch über dezentrale Betreuerinnen und Betreuer (Jobcoaches) in den Landeshauptstädten verfügt. Der Personalprovider verfügt auch über die entsprechenden technischen Tools in Form der Karrieredatenbank sowie der Jobbörse des Bundes. Der Provider wird im Auftrag des Bundeskanzleramtes bestimmte operative Tätigkeiten im Rahmen des Mobilitätsmanagements des Bundeskanzleramtes als Shared Service durchführen. Sollten sich einzelne Vorschläge zur Stellenbesetzung als nicht geeignet herausstellen, wird ersucht, das Mobilitätsmanagement hierüber zu informieren um eine weitere optimale Interessentinnen- und Interessentenauswahl zu gewährleisten.

 

Erst nach der ernsthaften, aber erfolglosen Suche nach internen Bewerberinnen oder Bewerbern, soll die "externe Suche" beginnen. Um frühzeitig die Sicherheit einer genehmigten Besetzung zu erhalten, auch wenn die aufzunehmende Person naturgemäß noch nicht bekannt sein kann, sieht die Planstellenbesetzungsverordnung 2012 eine sog. "Vorwegzustimmung" vor. Formular 2 sieht für den Fall, dass keine internen Bewerberinnen bzw. Bewerber gefunden werden konnten, den Antrag auf Vorwegzustimmung gemäß § 6 Abs. 3 der Verordnung vor. Durch diese Vorgangsweise wird sichergestellt, dass das BKA nur einmal zu befassen ist und Verzögerungen für die Ressorts hintangehalten werden. Formular 2 ist im oben bezeichneten Weg (siehe auch Punkt III) mittels Aktenlauf einzubringen.

 

Bevor eine Rekrutierung von Personen erfolgt, die nicht dem Bundesdienst angehören, sind alle Mittel der internen Suche nach Bewerberinnen und Bewerbern auszuschöpfen. Das gilt für die Nutzung der Karrieredatenbank und des Mobilitätsmanagements des Bundeskanzleramtes genauso wie für die Vornahme einer Interessentinnen- und Interessentensuche im Wege der Bekanntmachung in der Jobbörse des Bundes (intern).

 

Für jene Bereiche, in denen die Anforderungen eines objektiven Ausschreibungsverfahrens dazu führen können, dass externe Bewerberinnen oder Bewerber am besten qualifiziert sind, kann gemäß § 6 Abs. 4 der Verordnung von der internen Suche abgesehen werden.

 

Für die Meldung nach der Vorwegzustimmung ist das Formular 3 vorgesehen.

 

VI. Berichte

 

In § 9 sind eine Reihe von Berichtspflichten vorgesehen, die sicherstellen sollen, dass eine umfassende Datenerfassung gewährleistet ist. Es wird ersucht, diese Berichte und Mitteilungen ebenfalls im oben bezeichneten Weg mithilfe der zur Verfügung gestellten ELAK-Formulare zu übermitteln.

 

Jahresbericht

 

Da die Bundeskanzlerin bzw. der Bundeskanzler für Besetzungen von Planstellen gemäß §§ 2 und 7 Planstellenbesetzungsverordnung 2012 eine generelle Zustimmung erteilt hat, sind diese Planstellenbesetzungen unter Verwendung des in der ELAK-Vorlage Formular 4 enthaltenen Jahresberichtes bis längstens 31. März des Folgejahres zu melden.

 

Es wird ersucht, diesen Bericht in einem allgemein gebräuchlichen Tabellenkalkulationsprogramm mittels Aktenvorschreibung im ELAK zu übermitteln.

 

Quartalsmitteilungen

 

Vierteljährlich (zu den Stichtagen 31. März, 30. Juni, 30. September und 31. Dezember) sind jene Bediensteten zu melden, deren besoldungsrechtliche Stellung sich aufgrund einer Wahrungsfunktion ergibt oder eine Zulage gemäß § 113e GehG erhalten (Formular 5, Formular 6 für BMLVS).

 

Es wird ersucht, diese Quartalsmitteilungen längstens bis zum

15. des auf den jeweiligen Stichtag folgenden Monats zu übermitteln.

 

Beilagen

Anmerkung

Die Beilagen (Formulare) sind in der ELAK-Vorlagensammlung hinterlegt.

Zuletzt aktualisiert am

28.06.2012

Dokumentnummer

ERL_BKA_20120419_923_204_0002_III_3_2012