BUNDESGESETZBLATT
FÜR DIE REPUBLIK ÖSTERREICH

Jahrgang 2017

Ausgegeben am 13. Juli 2017

Teil II

189. Verordnung:

Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswirtschaftsverordnung –
HS-WV

189. Verordnung des Bundesministers für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft über die Grundsätze einer einheitlichen und ordnungsgemäßen Haushaltsführung, der Abwicklung von Rechtsgeschäften, der Budgetierung, der Bilanzierung, der Erstellung von Jahresvoranschlägen und Jahresabschlüssen und der Prüfung von Jahresabschlüssen der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften und über die Erstellung von Jahres-, Quartals- und Sonderberichten von Wirtschaftsbetrieben der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften (Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftswirtschaftsverordnung – HS-WV)

Auf Grund der Paragraphen 37, Absatz 5,, 40 Absatz 5 und 6 und Paragraph 41, Absatz 7, des Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetzes 2014 – HSG 2014, BGBI. römisch eins Nr. 97/2016, wird verordnet:

Inhaltsverzeichnis

1. Abschnitt

Allgemeine Bestimmungen

§

1. Geltungsbereich

§

2. Begriffsbestimmungen und Verweisungen

2. Abschnitt

Haushaltsführung und Abwicklung von Rechtsgeschäften

§

3. Grundsätze der Haushaltsführung

§

4. Haushaltsführung

§

5. Konkretisierung von Anforderungen an die Buchführung

§

6. Zahlungsverkehr

§

7. Aufwandsentschädigungen

§

8. Ergänzende Aufzeichnungen

§

9. Aufbewahrung

3. Abschnitt

Budgetierung

§

10. Zweck der Budgetierung

§

11. Jahresvoranschlag

§

12. Umfang des Jahresvoranschlages

§

13. Allgemeine Grundsätze der Erstellung des Jahresvoranschlages

§

14. Konkretisierung der Budgetausgestaltung

§

15. Kontrolle des Budgetvollzugs

4. Abschnitt

Erstellung des Jahresabschlusses

§

16. Zweck und Inhalt des Jahresabschlusses

§

17. Allgemeine Grundsätze der Jahresabschlusserstellung

§

18. Konkretisierung der Erstellung und Ausgestaltung des Jahresabschlusses

§

19. Budget-Ist-Vergleich

5. Abschnitt

Prüfung des Jahresabschlusses

§

20. Grundsätze der Prüfung von Jahresabschlüssen

§

21. Beauftragung der Abschlussprüfung

§

22. Bestätigungsvermerk

6. Abschnitt

Wirtschaftsbetriebe

§

23. Leitende Grundsätze für Wirtschaftsbetriebe

§

24. Quartalsberichte

§

25. Prüfung von Wirtschaftsbetrieben

7. Abschnitt

Verfahrens-, Übergangs- und Schlussbestimmungen

§

26. Inkrafttreten

§

27. Übergangsbestimmungen

1. Abschnitt
Allgemeine Bestimmungen

Geltungsbereich

Paragraph eins,

Diese Verordnung regelt die Grundsätze

  1. Ziffer eins
    einer einheitlichen und ordnungsgemäßen Haushaltsführung und der Abwicklung von Rechtsgeschäften und der sich daraus ergebenden Anforderungen an die laufenden Aufzeichnungen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben,
  2. Ziffer 2
    der Erstellung von Jahresvoranschlägen (Budgetierung), der Buchführung, der Bilanzierung und der Erstellung von Jahresabschlüssen sowie der Ausgestaltung des Budget-Ist-Vergleiches der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben,
  3. Ziffer 3
    der Prüfung von Jahresabschlüssen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und deren Wirtschaftsbetrieben und
  4. Ziffer 4
    der Erstellung von Jahres-, Quartals- und Sonderberichten von Wirtschaftsbetrieben der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft.

Begriffsbestimmungen und Verweisungen

Paragraph 2,

  1. Absatz einsIm Sinne dieser Verordnung ist:
    1. Ziffer eins
      Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft: die Österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften;
    2. Ziffer 2
      Bundesministerin oder Bundesminister: die Bundesministerin oder der Bundesminister, die oder der für die Angelegenheiten der Österreichische Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften zuständig ist;
    3. Ziffer 3
      Kontrollkommission: Kontrollkommission der Österreichischen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft und der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften.
  2. Absatz 2Soweit in dieser Verordnung auf Bundesgesetze und Verordnungen verwiesen wird, sind diese in der jeweils geltenden Fassung anzuwenden.

2. Abschnitt
Haushaltsführung und Abwicklung von Rechtsgeschäften

Grundsätze der Haushaltsführung

Paragraph 3,

  1. Absatz einsDie Haushaltsführung hat den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit, Zweckmäßigkeit, Sparsamkeit und leichten Kontrollierbarkeit zu folgen. Die Grundsätze der Sparsamkeit und Zweckmäßigkeit bedingen auch den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit für die Haushaltsführung. Die verfügbaren Ressourcen sind so einzusetzen, dass die dem gesetzlichen Auftrag entsprechenden Ziele mit einem zweckmäßigen Mitteleinsatz erreicht werden.
  2. Absatz 2Die laufenden Aufzeichnungen haben die Einhaltung der Grundsätze gemäß Absatz eins, zu dokumentieren und müssen für einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein.
  3. Absatz 3Die Buchführung ist ein wesentlicher Bestandteil der laufenden Aufzeichnungen. Sie hat derart beschaffen zu sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft vermitteln kann. Dabei sind die Bestimmungen über die Buchführung, insbesondere Paragraph 190, des Unternehmensgesetzbuches – UGB, dRGBl. S 219/1897, heranzuziehen. Damit wird die Einhaltung des Grundsatzes der leichten Kontrollierbarkeit gemäß Paragraph 41, Absatz eins, des Hochschülerinnen- und Hochschülerschaftsgesetzes 2014 – HSG 2014, BGBI. römisch eins Nr. 45/2014, gewährleistet.

Haushaltsführung

Paragraph 4,

  1. Absatz einsDer Gebarung ist gemäß Paragraph 41, Absatz eins, HSG 2014 der genehmigte Jahresvoranschlag (Budget) zugrunde zu legen, wodurch gewährleistet ist, dass die Gebarung mit den korrespondierenden Ansätzen des Jahresvoranschlages übereinstimmt. Überschreitungen und Umgliederungen von Budgetansätzen des Jahresvoranschlages bedürfen der vorherigen Genehmigung durch das zuständige Organ.
  2. Absatz 2Alle Vorgänge der Gebarung sind ordnungsgemäß und vollständig im Rahmen einer ordnungsgemäßen Buchführung zu dokumentieren. Sie hat den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB im unternehmensrechtlichen Sinn) zu entsprechen. Die Eintragungen in den Büchern (Buchhaltung) und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen (z. B. Anlagenverzeichnis, Kassa- oder Bankbuch) haben somit insbesondere vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet zu erfolgen. Zeitgerecht bedeutet, dass Eintragungen in das Kassa- oder Bankbuch nach Möglichkeit täglich zu erfolgen haben. Die Buchungen laufender Geschäftsfälle sollen nach Möglichkeit wöchentlich, spätestens jedoch zu Beginn des Folgemonats durchgeführt werden. Auf die abgabenrechtlichen Fristsetzungen ist Bedacht zu nehmen.
  3. Absatz 3Voraussetzungen und Vorgaben für die Aus- und Durchführung eines Geschäftsfalles (insbesondere Zahlungen, Überweisungen, etc.) sind:
    1. Ziffer eins
      das Vorliegen eines Beleges: Die Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Beleg ergeben sich aus der allgemeinen wirtschaftlichen Praxis und den abgabenrechtlichen Normen.
    2. Ziffer 2
      Einhaltung des Vieraugenprinzips: bei sämtlichen Geschäftsfällen, insbesondere der Freigabe von Belegen und Zahlungen, sowie der Abgabe von rechtsgültigen Erklärungen über den Abschluss von Rechtsgeschäften.
    3. Ziffer 3
      Einhaltung der Bestimmungen des Paragraph 42, HSG 2014 für bestimmte Geschäftsfälle und Wertgrenzen: Zur Beurteilung des Überschreitens von Beschlussgrenzen gilt eine wirtschaftliche Betrachtungsweise. Bei dieser ist zu beurteilen, ob Geschäftsfälle wirtschaftlich als eine Einheit zu betrachten sind.
    4. Ziffer 4
      Jeder Geschäftsfall ist einzeln in den Büchern zu erfassen.
  4. Absatz 4Die Führung der Bücher hat durch qualifizierte Personen zu erfolgen.
  5. Absatz 5Die Organisation der geschäftlichen Abläufe (Bestellprozess, Angebotslegungen, Rechnungsfreigaben, etc.) hat eine der Größe der Organisation angemessene Kontrolle („Internes Kontrollsystem“) vorzusehen.

Konkretisierung von Anforderungen an die Buchführung

Paragraph 5,

  1. Absatz einsInsbesondere gelten folgende Anforderungen für die Ordnungsmäßigkeit der laufenden Buchführung:
    1. Ziffer eins
      Eine erfolgte Eintragung oder Aufzeichnung darf nachträglich nicht verändert werden. Für jede Korrektur ist ein gesonderter Beleg auszustellen.
    2. Ziffer 2
      Vermerke und Abkürzungen auf Belegen müssen allgemein verständlich und leserlich sein.
    3. Ziffer 3
      Die Belegorganisation ist so zu gestalten, dass zu jeder Buchung der zugehörige Beleg und zu jedem Beleg die jeweilige Buchung in angemessener Zeit aufgefunden werden kann.
    4. Ziffer 4
      Jedenfalls zu wählende Unterteilungen der Belegarten sind:
      1. Litera a
        Externe Belege:
        • Strichaufzählung
          Eingangsrechnungen
        • Strichaufzählung
          Durchschriften von Ausgangsrechnungen
        • Strichaufzählung
          Kontoauszüge
        • Strichaufzählung
          Überweisungsbestätigungen
        • Strichaufzählung
          Quittungen
      2. Litera b
        Interne Belege:
        • Strichaufzählung
          Buchungsanweisungen
        • Strichaufzählung
          Eigenbelege
    5. Ziffer 5
      Die Belege sind nach Belegarten zu ordnen (z. B.: Kassabelege, Eingangsrechnungen, Durchschriften von Ausgangsrechnungen, Bankbelege, Lohnbelege, Buchungsanweisungen, etc.).
    6. Ziffer 6
      Die Belege sind je nach Belegart lückenlos durchzunummerieren.
    7. Ziffer 7
      Die Ablage hat je Belegart gesondert sowie in zeitlicher Reihenfolge („chronologisch“) zu erfolgen.
    8. Ziffer 8
      Jedenfalls zu erfüllende Anforderungen an die Belegverarbeitung sind:
      1. Litera a
        Jeder Beleg hat folgende Vermerke zu enthalten:
        • Strichaufzählung
          Eingangsvermerk (Datum des Belegeinganges)
        • Strichaufzählung
          Belegkontrolle (Abzeichnung des Beleges auf inhaltliche und formale Richtigkeit)
        • Strichaufzählung
          Belegsymbol (Zuordnung zu Belegart)
        • Strichaufzählung
          Vorkontierung (die zu bebuchenden Konten)
        • Strichaufzählung
          Buchungsvermerk (Zeichen, dass der Beleg verbucht wurde)
      2. Litera b
        Der Beleg hat klar und deutlich den Zweck des Geschäftsfalles zu zeigen. Sollte der ursprüngliche Belegtext für diesen Zweck nicht ausreichen, sind zusätzliche Vermerke am Beleg anzubringen.
  2. Absatz 2Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit mehr als 2.500 ordentlichen Mitgliedern haben ihre Bücher entsprechend den Grundsätzen einer doppelten Buchhaltung zu führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014) und jährlich einen Jahresabschluss zu erstellen. Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften mit bis zu 2.500 ordentlichen Mitgliedern können ihre Bücher vereinfacht als Überschussrechnung (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung) gemäß den abgabenrechtlichen Normen führen (Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014). Es wird allerdings auch diesen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften die Anwendung einer doppelten Buchhaltung empfohlen.
  3. Absatz 3Bei einer doppelten Buchhaltung sind jedenfalls folgende Bücher zu führen:
    1. Ziffer eins
      das Journal (Grundbuch, enthält alle Buchungen in chronologischer Reihenfolge),
    2. Ziffer 2
      das Hauptbuch (Summe aller Buchhaltungskonten, enthält alle Buchungen systematisch gegliedert) und
    3. Ziffer 3
      die Neben- oder Hilfsbücher (Anlagenverzeichnis, Inventarverzeichnis, Kassabuch, Kunden- und Lieferantenbuch).
  4. Absatz 4Güter des Anlagevermögens (im Sinne des Paragraph 226, UGB) sind in das Anlageverzeichnis aufzunehmen. Güter sind bis zu ihrem Ausscheiden im Verzeichnis zu belassen. Der Bestand der tatsächlich vorhandenen Güter ist regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Verzeichnis zu überprüfen (Anlageninventur). Das Anlageverzeichnis hat pro Gegenstand jedenfalls folgende Informationen zu enthalten:
    1. Ziffer eins
      Inventarnummer (Diese fortlaufende Nummer der vorhandenen Gegenstände ist auch auf den Gegenständen selbst anzubringen),
    2. Ziffer 2
      Art des Gegenstandes (Bezeichnung),
    3. Ziffer 3
      Name und Anschrift der Lieferantin oder des Lieferanten,
    4. Ziffer 4
      Datum der Anschaffung,
    5. Ziffer 5
      Belegart und Belegnummer,
    6. Ziffer 6
      Anschaffungswert,
    7. Ziffer 7
      Buchwert zu Beginn der Wirtschaftsjahres,
    8. Ziffer 8
      Abschreibungssatz, Nutzungsdauer sowie Restnutzungsdauer,
    9. Ziffer 9
      kumulierte Abschreibung zu Beginn und am Ende des Wirtschaftsjahres und
    10. Ziffer 10
      Buchwert am Ende des Wirtschaftsjahres.
  5. Absatz 5Die Ableitung des Jahresabschlusses hat richtig und vollständig aus der laufenden Buchführung zu erfolgen.
  6. Absatz 6Erfolgt die Führung der Aufzeichnungen in Form einer Überschussrechnung, so sind ergänzend das vorhandene Vermögen und die bestehenden Verbindlichkeiten zum Abschlussstichtag gemäß Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014 darzustellen. Es ist jedenfalls ein Inventarverzeichnis zu führen.

Zahlungsverkehr

Paragraph 6,

  1. Absatz einsZahlungen sind gemäß Paragraph 41, Absatz 3, HSG 2014 grundsätzlich bargeldlos in Form von Banküberweisungen abzuwickeln. Die Führung von Handkassen zur Abwicklung von laufenden Kleingeschäften ist zulässig, wobei der jeweilige Kassenstand 500 Euro nicht überschreiten sollte. In begründeten Einzelfällen (z. B. kleine Veranstaltungen, Bücherbörse) kann temporär eine eigene Kassa mit höherem Bestand vorgesehen werden, die gesondert abzurechnen ist.
  2. Absatz 2Für eine Handkassa ist eine verantwortliche Person zu benennen. Dieser obliegt die Führung eines Kassabuchs gemäß den allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung. In diesem sind die Ein- und Auszahlungen chronologisch zu erfassen und den entsprechenden Belegen zuzuordnen. Der tatsächliche Bestand ist von einer weiteren zu diesem Zweck benannten Person regelmäßig auf Übereinstimmung mit dem Stand laut Aufzeichnungen zu überprüfen. Die Überprüfungen sind durch eigenhändige Unterschrift der beteiligten Personen zu dokumentieren.
  3. Absatz 3Werden finanzielle Mittel in einer Rechenperiode nicht verbraucht, so können sie, unter Berücksichtigung einer angemessenen Kassenreserve für die laut Jahresvoranschlag zukünftig anfallenden Ausgaben, bei einem inländischen Kreditinstitut, das zur Entgegennahme von Spareinlagen berechtigt ist, in Form einer Spareinlage angelegt werden. Auch die Anlage in Form von Bundesschätzen bei der Bundesfinanzagentur ist zulässig.

Aufwandsentschädigungen

Paragraph 7,

  1. Absatz einsDie Studierendenvertreterinnen und Studierendenvertreter üben gemäß Paragraph 31, Absatz eins, HSG 2014 ihre Tätigkeit ehrenamtlich aus. Sie haben Anspruch auf Ersatz des ihnen aus ihrer Tätigkeit erwachsenden Aufwandes. Ihnen kann im Hinblick auf die Bedeutung der Funktion und auf den damit üblicherweise verbundenen Aufwand durch Beschluss der Bundesvertretung oder der jeweiligen Hochschulvertretung eine laufende pauschalierte Entschädigung gewährt werden. Diese Beschlüsse sind der Kontrollkommission unverzüglich in elektronischer Form zu übermitteln.
  2. Absatz 2Werden einer Studierendenvertreterin oder einem Studierendenvertreter pauschalierte Aufwandsentschädigungen gewährt, so ist der den jeweiligen Sätzen zu Grunde liegende übliche Aufwand zu beschreiben. Auf Grund der Ehrenamtlichkeit der Tätigkeit ist dafür eine Referenzierung des üblichen mit der Tätigkeit verbundenen Zeitaufwands nicht zulässig. Die Begründung ist schriftlich zu verfassen und zu archivieren.

Ergänzende Aufzeichnungen

Paragraph 8,

  1. Absatz einsZur Dokumentation der zum Abschluss von Rechtsgeschäften befugten Personen gemäß Paragraph 42, HSG 2014 ist ein Organbuch zu führen. In diesem sind auch Unterschriftsproben der angeführten Personen aufzunehmen.
  2. Absatz 2Bei Rechtsgeschäften, die auch den Beschluss eines Ausschusses oder eines Organs erfordern, sind diese in einem eigenen Beschlussbuch zu dokumentieren. In diesem sind das Datum des Beschlusses sowie die Beschlussunterlagen zu verzeichnen bzw. abzulegen.
  3. Absatz 3Der oder die Vorsitzende der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft ist verpflichtet, ein Verzeichnis aller abgehaltenen Sitzungen von Vertretungen und Ausschüssen anzulegen.

Aufbewahrung

Paragraph 9,

Alle Unterlagen und Aufzeichnungen zur Dokumentation einer ordnungsmäßigen Haushaltsführung sind sicher zu verwahren. Es sind geeignete Maßnahmen zur Datensicherung zu setzen. Es wird eine Archivierung aller Protokolle in einer Form empfohlen, durch welche diese zumindest während der Aufbewahrungsfrist des Paragraph 41, Absatz 6, HSG 2014 jederzeit zugänglich gemacht werden können. Bestimmungen, die eine längere Aufbewahrungsfrist vorsehen, bleiben davon unberührt.

3. Abschnitt
Budgetierung

Zweck der Budgetierung

Paragraph 10,

  1. Absatz einsDie Budgetierung dient der vorausschauenden Planung künftiger Abrechnungsperioden. Sie soll der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft ermöglichen, Vorhaben zu identifizieren und deren Umsetzung auf ihre Übereinstimmung mit den allgemeinen Grundsätzen des HSG 2014 zu überprüfen (Planungsfunktion).
  2. Absatz 2Die Budgetierung regelt die Verteilung der Ressourcen innerhalb der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft (Allokationsfunktion).
  3. Absatz 3Durch den Budget-Ist-Vergleich ermöglicht die Budgetierung den Vergleich von geplantem und tatsächlich angefallenem Ressourcenverbrauch der laufenden Gebarung. Dadurch erhält die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft frühzeitig Informationen, ob korrigierende Maßnahmen zum ursprünglichen Plan erforderlich werden (Kontroll- und Steuerungsfunktion).
  4. Absatz 4Die Budgetierung soll außerdem ermöglichen, dass ein sachkundiger Dritter Einblick in die wirtschaftliche Gebarung erhält (leichte Kontrollierbarkeit).

Jahresvoranschlag

Paragraph 11,

  1. Absatz einsGemäß Paragraph 40, Absatz eins, HSG 2014 hat die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent bis spätestens 1. Juni jeden Jahres einen Jahresvoranschlag für die Zeit vom 1. Juli des Jahres bis zum 30. Juni des folgenden Jahres zu erstellen und diesen der oder dem Vorsitzenden zur Gegenzeichnung vorzulegen. Diese oder dieser hat den Jahresvoranschlag unverzüglich gegenzuzeichnen und den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren zuzustellen.
  2. Absatz 2Die Bundesvertretung und jede Hochschulvertretung einer Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft hat den Jahresvoranschlag sowie jede Änderung mit einfacher Mehrheit zu beschließen und der Kontrollkommission schriftlich und in elektronischer Form zuzustellen.
  3. Absatz 3Der Jahresvoranschlag hat die geplanten Erträge und Aufwendungen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft für die Planperiode vollständig zu enthalten.
  4. Absatz 4Für den Fall, dass die Bücher im Rahmen einer Überschussrechnung geführt werden, hat diese die geplanten Einnahmen und Ausgaben für die Planperiode zu enthalten.
  5. Absatz 5Der Jahresvoranschlag ist zweckmäßig tiefergehend zu detaillieren. Er hat die den einzelnen Organen und Referaten zugeordneten Mittel sowie die Art des Verbrauches zu zeigen.
  6. Absatz 6Der Jahresvoranschlag in der organ- und referatsbezogenen Gliederung ist in einen rechnerisch übereinstimmenden Jahresvoranschlag in der Gliederung der Erfolgsrechnung des Jahresabschlusses überzuleiten, der Auskunft über die Gebarung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft insgesamt gibt (Paragraph 40, Absatz eins, HSG 2014).
  7. Absatz 7Der Jahresvoranschlag ist der Kontrollkommission gemäß Paragraph 40, Absatz 2, HSG 2014 in der Form gemäß Absatz 6, zu übermitteln.
  8. Absatz 8Bei einer Änderung des Jahresvoranschlages ist der gesamte Jahresvoranschlag in der Form gemäß Absatz 5 und 6 neu zu erstellen und der Kontrollkommission erneut zu übermitteln.

Umfang des Jahresvoranschlages

Paragraph 12,

  1. Absatz einsDer Jahresvoranschlag hat jedenfalls eine Gebarungserfolgsrechnung gemäß Paragraph 18, zu umfassen.
  2. Absatz 2Es wird empfohlen, im Rahmen der Budgetierung neben der Gebarungserfolgsrechnung auch eine Planbilanz sowie eine einfache Plangeldflussrechnung zur Planung der Vermögens- und der Finanzlage (Liquidität) zu erstellen.

Allgemeine Grundsätze der Erstellung des Jahresvoranschlages

Paragraph 13,

  1. Absatz einsBei der Erstellung des Jahresvoranschlages ist dem Grundsatz der Vollständigkeit zu folgen, um eine aussagefähige Beurteilung der geplanten wirtschaftlichen Lage einer Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu ermöglichen. Dies bedeutet, dass sämtliche Vorhaben und die mit ihnen verbundenen Aufwendungen und Erträge (bzw. bei Überschussrechnung: Einnahmen und Ausgaben) der Budgetperiode in das Budget aufzunehmen sind. Diese sind in deren voraussichtlicher Höhe in der Planung zu erfassen.
  2. Absatz 2Die in Paragraph 190, UGB festgelegten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung sind sinngemäß bei der Erstellung des Jahresvoranschlages anzuwenden.

Konkretisierung der Budgetausgestaltung

Paragraph 14,

  1. Absatz einsBei der Budgetausgestaltung ist Folgendes zu beachten:
    1. Ziffer eins
      Erwartete Aufwendungen (bzw. bei Überschussrechnung: Ausgaben) sind im Zweifel anzusetzen. Planungsunsicherheiten bei einzelnen Planungsobjekten können durch Zuordnung von Projektreserven berücksichtigt werden.
    2. Ziffer 2
      Erwartete Erträge (bzw. bei Überschussrechnung: Einnahmen) sind im Zweifel nicht anzusetzen. Insbesondere sind zu erwartende Einnahmen, auf die kein Rechtsanspruch besteht, in ein Eventualbudget aufzunehmen.
    3. Ziffer 3
      Geplante Aufwendungen (bzw. bei Überschussrechnung: Ausgaben) dürfen nicht mit Erträgen (bzw. bei Überschussrechnung: Einnahmen) saldiert werden (Saldierungsverbot).
    4. Ziffer 4
      Für eine sinnvolle organ- und referatsbezogene Planung sind geeignete Planungsobjekte auf den einzelnen organisatorischen Ebenen vorzusehen. Im Regelfall sind das die laufende Administration, Einzelprojekte (auf Organ- und Referatsebene sowie organ- und referatsübergreifend), Großveranstaltungen sowie wirtschaftliche Aktivitäten (z. B. Shop, Beteiligung an Wirtschaftsbetrieb).
    5. Ziffer 5
      Da pauschalierte Aufwandsentschädigungen weder einen Personal- noch Sachaufwand darstellen, sind diese als eigene Position unter der Bezeichnung „Aufwandsentschädigungen“ separat in der Gebarungserfolgsrechnung auszuweisen.
    6. Ziffer 6
      Sind Leistungen an Wirtschaftsbetriebe, Mensen oder ähnliche Einrichtungen vorgesehen, sind sie im Budget jedenfalls gesondert auszuweisen.
  2. Absatz 2Unterjährige Budgetänderungen sind im Hinblick auf Zweck, allgemeine Grundsätze und Konkretisierung der Ausgestaltung wie die Erstellung des Budgets zu beurteilen. Änderungen zum ursprünglichen Budget sind rechnerisch zu erläutern und der Bedarf für eine Budgetänderung zu begründen.

Kontrolle des Budgetvollzugs

Paragraph 15,

  1. Absatz einsDer Grundsatz der leichten Kontrollierbarkeit erfordert die Möglichkeit einer raschen Überprüfung des Budgets während des Vollzugs. Dies ist sowohl in der detaillierten organ- und referatsbezogenen Gliederung als auch für die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft als Ganzes erforderlich.
  2. Absatz 2Die Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent hat geeignete Verfahren zur internen Kontrolle des laufenden Budgetvollzugs einzusetzen (z. B. unterjährige Budget-Ist-Vergleiche in einem der Größe der Körperschaft angemessenen zeitlichen Abstand). Die Ergebnisse der Kontrolle sind der Vorsitzenden oder dem Vorsitzenden der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zur Kenntnis zu bringen. Bei Abweichungen im „Ist“ vom Jahresvoranschlag ist festzustellen, ob die Abweichungen aus Gesamtjahressicht ausgeglichen werden können oder ob andere Maßnahmen erforderlich sind. Gegebenenfalls erforderliche zusätzliche Bedeckungen sind zu erläutern und allenfalls erforderliche Änderungen des Jahresvoranschlags sind unter Einbindung der vorgesehenen Organe vorzunehmen.

4. Abschnitt
Erstellung des Jahresabschlusses

Zweck und Inhalt des Jahresabschlusses

Paragraph 16,

  1. Absatz einsDie Wirtschaftsreferentin oder der Wirtschaftsreferent hat gemäß Paragraph 40, Absatz 3, HSG 2014 einen schriftlichen Jahresabschluss zu erstellen und nach der Gegenzeichnung durch die oder den Vorsitzenden bis spätestens 31. Dezember jedes Jahres den jeweiligen Mandatarinnen und Mandataren und der Kontrollkommission schriftlich und in elektronischer Form zuzustellen. Dem Jahresabschluss ist ein schriftlicher Prüfungsbericht einer Wirtschaftsprüferin oder eines Wirtschaftsprüfers beizulegen. Im Zuge des Jahresabschlusses ist ein Budget-Ist-Vergleich zwischen den Ansätzen des Jahresvoranschlages und den tatsächlichen Aufwendungen und Erträgen (bzw. bei Überschussrechnung: Ausgaben und Einnahmen) zu erstellen.
  2. Absatz 2Der Jahresabschluss dokumentiert die Haushaltsführung eines abgelaufenen Wirtschaftsjahres und besteht bei einer
    1. Ziffer eins
      doppelten Buchhaltung aus:
      1. Litera a
        der Bilanz gemäß Anlage 1,
      2. Litera b
        der Gebarungserfolgsrechnung („Gewinn- und Verlustrechnung“) gemäß Anlage 2 und
      3. Litera c
        dem Anhang.
    2. Ziffer 2
      Überschussrechnung aus:
      1. Litera a
        der Gebarungserfolgsrechnung gemäß Anlage 3,
      2. Litera b
        einer Auflistung des Bestandes an Vermögen einschließlich der liquiden Mittel (Kassa, Guthaben bei Banken), sowie an Wertpapieren und Beteiligungen,
      3. Litera c
        einer Auflistung des Bestandes aller Verbindlichkeiten sowie Eventualverbindlichkeiten zum Stichtag der Abschlusserstellung und
      4. Litera d
        dem Inventarverzeichnis.

Allgemeine Grundsätze der Jahresabschlusserstellung

Paragraph 17,

  1. Absatz einsDie unternehmensrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung, insbesondere die Bestimmungen des dritten Buchs des UGB (Paragraphen 189 f, f, UGB) sind bei der Erstellung des Jahresabschlusses sinngemäß einzuhalten. Der Jahresabschluss hat ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage zu vermitteln.
  2. Absatz 2Wird der Abschluss gemäß Paragraph 41, Absatz 4, HSG 2014 zulässigerweise in Form einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (Überschussrechnung) erstellt, hat dieser vollständig alle Einnahmen und Ausgaben zu enthalten und zusätzlich Auskunft über das zum Abschlussstichtag vorhandene Vermögen und die bestehenden Verbindlichkeiten zu geben.

Konkretisierung der Erstellung und Ausgestaltung des Jahresabschlusses

Paragraph 18,

  1. Absatz einsDie Bilanz zeigt das Vermögen, das Eigenkapital, die Verbindlichkeiten, die Rückstellungen und die Rechnungsabgrenzungsposten der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu einem Stichtag mit Gegenüberstellung der Vorjahreszahlen. Die Gliederung hat sich an der Gliederung gemäß Paragraph 224, UGB zu orientieren. Die Posten sind gesondert auszuweisen, dabei ist auf die Grundsätze des Paragraph 195, UGB Bedacht zu nehmen.
  2. Absatz 2Im Anhang sind gemäß den Bestimmungen des UGB die einzelnen Posten der Bilanz sowie die Ansatz- und Bewertungsmethoden näher zu erläutern und aufzugliedern, sofern dies für das Erlangen eines möglichst getreuen Bildes der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage erforderlich ist.
  3. Absatz 3Direkt unter der Summe der Passivseite sind, so vorhanden, Eventualverbindlichkeiten anzuführen.
  4. Absatz 4Die Gebarungserfolgsrechnung hat das Ziel, die einzelnen Bereiche der Periodengebarung zu zeigen. Sie hat eine Mindestgliederung gemäß den Anlagen 2 und 3 zu enthalten.
  5. Absatz 5Im Anhang zum Jahresabschluss sind zur Vermittlung eines möglichst getreuen Bildes der Aufwands- und Ertragsstruktur ergänzende Aufgliederungen zu geben. Jedenfalls weiter sinnvoll zu untergliedern sind:
    1. Ziffer eins
      die Sachaufwendungen,
    2. Ziffer 2
      die funktionsbezogene Aufteilung der gewährten Aufwandsentschädigungen und
    3. Ziffer 3
      bei Veranstaltungen: einzelne Feste, Bälle, etc..
  6. Absatz 6Unter wirtschaftlichen Aktivitäten ist ua. das Führen von Shops oder Heimen durch die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft selbst zu verstehen. Gibt es mehrere wirtschaftliche Aktivitäten innerhalb der jeweiligen Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft, Wirtschaftsbetriebe im Sinne des Paragraph 37, HSG 2014 oder Beteiligungen, sind diese im Anhang jeweils gesondert darzustellen.
  7. Absatz 7Wird die Gebarungserfolgsrechnung in Form einer Überschussrechnung erstellt, so beziehen sich die Regelungen der Absätze 4, 5 und 6 auf Einnahmen und Ausgaben. Ergänzend zur Gebarungserfolgsrechnung ist für den Abschluss der Bestand an Vermögen einschließlich der liquiden Mittel (Kassa, Guthaben bei Banken), sowie an Wertpapieren und Beteiligungen sowie ferner der Bestand aller Verbindlichkeiten sowie Eventualverbindlichkeiten zum Stichtag der Abschlusserstellung zu erheben und zu berichten.

Budget-Ist-Vergleich

Paragraph 19,

  1. Absatz einsIm Budget-Ist-Vergleich werden die Positionen der Gebarungserfolgsrechnung des Jahresabschlusses den jeweils korrespondierenden Ansätzen im Jahresvoranschlag gegenübergestellt.
  2. Absatz 2Ursachen von wesentlichen Abweichungen zwischen den Plan- und Istwerten sind vom zuständigen Organ schriftlich zu erläutern. Abweichungen sind jedenfalls wesentlich, wenn bei einem Budgetansatz bis zu 75.000 Euro die Überschreitungen der Aufwendungen (bzw. bei Überschussrechnung: Ausgaben) oder Unterschreitungen der Erträge (bzw. bei Überschussrechnung: der Einnahmen) mehr als 20 % oder mehr als 1.500 Euro des Budgetansatzes, bzw. bei einem Budgetansatz von mehr als 75.000 Euro mehr als 5% bzw. mehr als 5.000 Euro betragen.
  3. Absatz 3Es ist durch geeignete organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass aussagefähige, schriftliche Erläuterungen gegeben werden können.

5. Abschnitt
Prüfung des Jahresabschlusses

Grundsätze der Prüfung von Jahresabschlüssen

Paragraph 20,

  1. Absatz einsDer Jahresabschluss ist gemäß Paragraph 40, Absatz 3, HSG 2014 verpflichtend von einer Wirtschaftsprüferin oder einem Wirtschaftsprüfer zu prüfen. Über die Prüfung ist ein Prüfbericht zu verfassen. Sofern in der Folge nichts anderes geregelt ist, sind die Bestimmungen des UGB über die Prüfung des Jahresabschlusses sinngemäß anzuwenden.
  2. Absatz 2Der Prüfbericht hat darüber Auskunft zu geben:
    1. Ziffer eins
      ob der Jahresabschluss dem HSG 2014, den darauf basierenden Verordnungen der Bundesministerin oder des Bundesministers, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung und den Bestimmungen des Paragraph 269, Absatz eins, UGB entspricht und ein möglichst getreues Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft vermittelt,
    2. Ziffer 2
      ob die Haushaltsführung den Grundsätzen der Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie der Rechtmäßigkeit entspricht, sowie
    3. Ziffer 3
      wieviele Dienstverträge im Berichtsjahr bestehen und wieviele davon neu abgeschlossen wurden.
  3. Absatz 3Im Prüfbericht ist insbesondere festzuhalten, ob Tatsachen festgestellt wurden,
    1. Ziffer eins
      die den Bestand oder die Entwicklung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft wesentlich beinträchtigen können,
    2. Ziffer 2
      die schwerwiegende Verstöße der gesetzlichen Vertreterinnen und Vertreter oder von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern gegen Gesetze, Verordnungen (insbesondere die Hochschülerinnen- und Hochschülerschafts-Dienstvertragsverordnung, Bundesgesetzblatt Teil 2, Nr. 356 aus 2016,) oder Satzung erkennen lassen,
    3. Ziffer 3
      die wesentliche Schwächen bei der internen Kontrolle des Rechnungslegungsprozesses aufzeigen, wobei Paragraph 273, Absatz 2, UGB anzuwenden ist.
  4. Absatz 4Die Organe der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften sind der Wirtschaftsprüferin oder dem Wirtschaftsprüfer zu umfassender Information verpflichtet. Es sind alle geforderten Unterlagen vorzulegen oder mündliche Auskünfte zu erteilen, die zur Durchführung einer ordnungsgemäßen Abschlussprüfung benötigt werden. Die Wirtschaftsprüferin oder der Wirtschaftsprüfer hat sich die Vollständigkeit durch eine Vollständigkeitserklärung von den Organen der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaften bestätigen zu lassen.
  5. Absatz 5Es besteht keine Verschwiegenheitspflicht der Wirtschaftsprüferin oder des Wirtschaftsprüfers gegenüber der Bundesministerin oder dem Bundesminister und der Kontrollkommission.

Beauftragung der Abschlussprüfung

Paragraph 21,

  1. Absatz einsEs hat – vor der Beauftragung einer Wirtschaftsprüferin oder eines Wirtschaftsprüfers mit der Durchführung der Jahresabschlussprüfung – eine Aufforderung zur Angebotsabgabe zu erfolgen, wobei jedenfalls drei Angebote einzuholen sind. Begründete Ausnahmen sind aus sachlichen Gründen zulässig. Die Auswahl der Wirtschaftsprüferin oder des Wirtschaftsprüfers ist zu dokumentieren. Zudem ist die Prüfrotation gemäß Paragraph 40, Absatz 3, HSG 2014 einzuhalten.
  2. Absatz 2Die zuständigen Organe haben eine Wirtschaftsprüferin oder einen Wirtschaftsprüfer zeitgerecht mit der Durchführung der Jahresabschlussprüfung zu beauftragen. Dabei ist sicherzustellen, dass die Vorlagefrist gemäß Paragraph 40, Absatz 3, HSG 2014 eingehalten werden kann. Überschreitungen des Vorlagetermins um mehr als drei Monate gelten als wesentlich. In diesem Fall hat die Kontrollkommission die Bundesministerin oder den Bundesminister über einen wesentlichen Mangel der Haushaltsführung der Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft zu informieren.

Bestätigungsvermerk

Paragraph 22,

Führt die Prüfung zu keinen Einwendungen, ist ein zusammenfassender Bestätigungsvermerk von der Wirtschaftsprüferin oder dem Wirtschaftsprüfer zu erteilen, für den Paragraph 274, UGB sinngemäß gilt.

6. Abschnitt
Wirtschaftsbetriebe

Leitende Grundsätze für Wirtschaftsbetriebe

Paragraph 23,

  1. Absatz einsGemäß Paragraph 37, Absatz eins, HSG 2014 ist eine Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft berechtigt, im Interesse der Studierenden Wirtschaftsbetriebe in Form von Kapitalgesellschaften zu führen oder sich an Kapitalgesellschaften zu beteiligen. Die Berechtigung zur Führung von Wirtschaftsbetrieben und zur Beteiligung an Kapitalgesellschaften bedarf der Genehmigung der Bundesministerin oder des Bundesministers. Diese ist zu erteilen, wenn diese im Interesse der Studierenden wirtschaftlich, zweckmäßig und sparsam geführt werden können. In den Satzungen der Kapitalgesellschaften ist die Einrichtung eines Aufsichtsrates vorzusehen.
  2. Absatz 2Die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer bzw. der Vorstand des jeweiligen Wirtschaftsbetriebes hat der Kontrollkommission unverzüglich:
    1. Ziffer eins
      die Jahresbudgets jährlich im Vorhinein,
    2. Ziffer 2
      den Jahresabschluss gemäß Paragraphen 193, ff, den Lagebericht gemäß Paragraphen 243, ff, den Prüfungsbericht gemäß Paragraph 273 und den Bestätigungsvermerk gemäß Paragraph 274, UGB, spätestens aber vier Monate nach Abschluss eines Wirtschaftsjahres,
    3. Ziffer 3
      die nach Paragraph 81, des Aktiengesetzes – AktG, Bundesgesetzblatt Nr. 98 aus 1965,, oder Paragraph 28 a, des GmbH-Gesetzes – GmbHG, RGBl. Nr. 58/1906, dem Aufsichtsrat zu erstattenden Jahres-, Quartals- und Sonderberichte,
    4. Ziffer 4
      die Protokolle der Aufsichtsratssitzungen und
    5. Ziffer 5
      eine Aufstellung aller Einlagen der oder Ausschüttungen an die Hochschülerinnen- und Hochschülerschaft sowie einen Überblick über die Geschäftsfälle zwischen Wirtschaftsbetrieb und Eigentümerin im Berichtsjahr zusammen mit dem Jahresabschluss
    zu übermitteln.
  3. Absatz 3Die Regelungen für die Ausgestaltung des Jahresabschlusses und der Jahres-, Quartals- und Sonderberichte ergeben sich aus den einschlägigen Gesetzen entsprechend der Rechtsform des Wirtschaftsbetriebes (insbesondere UGB, AktG, GmbHG), den ergänzenden Bestimmungen des HSG 2014 sowie den aufgrund des HSG 2014 erlassenen Verordnungen.

Quartalsberichte

Paragraph 24,

  1. Absatz einsDie Quartalsberichte geben ausgewählte Informationen zur Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Die Mindestinhalte sowie Vorgaben zur Gliederung sind der Anlage 4 zu entnehmen.
  2. Absatz 2Die Quartalsberichte zum römisch II., römisch III. und römisch IV. Quartal sind auf der Grundlage kumulierter Werte der bereits vergangenen Quartale zu erstellen.
  3. Absatz 3Den jeweiligen tatsächlichen Quartalswerten sind die jeweils ursprünglich geplanten Werte gegenüber zu stellen.

Prüfung von Wirtschaftsbetrieben

Paragraph 25,

  1. Absatz einsEs gelten die Bestimmungen des UGB über die Prüfung des Jahresabschlusses.
  2. Absatz 2Es ist am Ende eines Wirtschaftsjahres von der Wirtschaftsprüferin oder dem Wirtschaftsprüfer zu prüfen, ob die gesetzlich vorgesehene Anzahl an Aufsichtsratssitzungen auch tatsächlich stattgefunden hat sowie ob Sitzungsprotokolle ordnungsgemäß verfasst und archiviert werden.
  3. Absatz 3Es besteht keine Verschwiegenheitspflicht der Wirtschaftsprüferin oder des Wirtschaftsprüfers gegenüber der Bundesministerin oder dem Bundesminister und der Kontrollkommission.

7. Abschnitt
Verfahrens-, Übergangs- und Schlussbestimmungen

Inkrafttreten

Paragraph 26,

Diese Verordnung tritt mit 1. Juli 2017 in Kraft.

Übergangsbestimmungen

Paragraph 27,

Die Bestimmungen dieser Verordnung sind bei der Erstellung und Prüfung der Jahresabschlüsse und Jahresvoranschläge für das Wirtschaftsjahr 2018/2019 erstmalig anzuwenden.

Mahrer

Anlage 1 Mindestgliederung Bilanz Anlage 2 Mindestgliederung Gebarungserfolgsrechnung bei doppelter Buchhaltung Anlage 3 Mindestgliederung Gebarungserfolgsrechnung bei Überschussrechnung Anlage 4 Mindestgliederung Quartalsbericht