Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20110420_924_401_0016_III_2_2011

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

20.04.2011

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 924.401/0016-III/2/2011

Titel

Dienstreisewesen - Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratssitzungen ab 1. März 2011; Neue Verfügung des Generalsekretärs des Rates Nr. 32/2011

Text

Original (PDF)

 

Anlage 1a

Anlage 1b

Anlage 2

Anlage 3

Anlage 4

 

Dienstreisewesen - Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratssitzungen ab 1. März 2011;

Neue Verfügung des Generalsekretärs des Rates Nr. 32/2011

 

Mit der neuen Verfügung des Generalsekretärs des Rates Nr. 32/2011 vom 25. Februar 2011 (siehe Anlage 1), in Kraft getreten mit 1. März 2011, werden unter der Beibehaltung grundsätzlicher Eckpunkte der Erstattung der Reisekosten der Delegierten der Mitglieder des Rates einige Neuerungen eingeführt:

a)

Es wird weiterhin ein jährlicher Pauschalbetrag pro Mitgliedstaat ermittelt, der vom Ratssekretariat an den Mitgliedstaat, wie bisher, in zwei Teilbeträgen (NEU: 40% am 30. Jänner sowie 60% am 15. Juli) überwiesen wird. Der Pauschalbetrag für Österreich wird auch weiterhin an das Bundesministerium für Finanzen überwiesen.

b)

Im Jahr 2011 beträgt der Anteil Österreichs an die vom Ratssekretariat vorgesehenen Haushaltsmittel 3,42% (siehe Annex II der Verfügung Nr. 32/2011). Für den Vorsitz führenden Mitgliedstaat wird der Betrag auch weiter mit 1,5 multipliziert.

c)

Die Abrechnung über die Verwendung des den Mitgliedstaaten zugewiesenen Pauschalbetrags wird dem Generalsekretariat des Rates, wie bisher, binnen zwei Monaten nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres übermittelt. Hierbei ist zu beachten, dass von jeder aufgelisteten Reise die verlangten Reisedokumente (siehe unten) vorhanden und in der Buchhaltungsagentur des Bundes abgelegt sein müssen.

d)

Die Mitgliedstaaten entscheiden nach wie vor selbst über den Umfang ihrer Vertretungen in den Sitzungen.

e)

Die Verfügungen Nr. 31/2008 sowie Nr. 90/2010 traten mit 1. März 2011 außer Kraft.

 

Gemeinsam mit dem Bundesministerium für Finanzen hält das Bundeskanzleramt aufgrund der neuen Verfügung Nr. 32/2011 folgende koordinierte Vorgangsweise für die Ressorts fest:

 

1. Anwendungsbereich der neuen Verfügung

 

Anzuwenden ist die Vorgangsweise auf Reisen zu Sitzungen, die seitens des EU-Ratssekretariats

als durch den Rat refundierbar eingestuft werden. Diese Sitzungen sind ausnahmslos in Annex I der Verfügung Nr. 32/2011 angeführt und werden refundiert, unabhängig davon, ob sie am Hauptsitz des Rates stattfinden oder nicht.

 

Zu beachten ist, dass die in Annex I unter "Tagungen bzw. Sitzungen, die einen Anspruch auf Erstattung begründen" unter Punkt 1. (iv) angeführte Liste mit den refundierbaren Gruppen und Ausschüssen des vom Ausschuss der Ständigen Vertreter (AStV) erstellten Verzeichnisses der an den Vorbereitungsarbeiten des Rates beteiligten Ausschüsse und Gruppen regelmäßig aktualisiert und den Ressorts auch weiterhin die aktuelle Version durch die Abteilung III/2 des Bundeskanzleramts jeweils per E-Mail bereitgestellt wird. Als Anlage 2 dieses Rundschreibens wird das aktuelle Verzeichnis der Vorbereitungsgremien des Rates vom 1. Februar 2011 beigefügt.

 

Zu beachten ist weiters, dass, wie im Annex I der Verfügung Nr. 32/2011 angeführt, Sitzungen des

 

a)

Wirtschafts- und Sozialausschusses (A.2),

b)

Beschäftigungsausschusses (A.3),

c)

Ausschusses für Sozialschutz (A.7) und des

d)

Ausschusses für Wirtschaftspolitik (A.11)

von der Europäischen Kommission refundiert werden.

 

Die unter Punkt 2. (Andere*] Tagungen bzw. Sitzungen) unter (i) genannte Liste mit den refundierbaren Sitzungen im Land des Ratsvorsitzes wird, wie bisher, zwei Mal jährlich durch das Generalsekretariat des Rates aktualisiert und die jeweils aktuelle Version durch die Abteilung III/2 des Bundeskanzleramts ebenfalls per E-Mail an die Ressorts versandt werden. Diesem Rundschreiben ist die aktuelle Liste mit den refundierbaren Sitzungen im Land des Vorsitzes (1.Halbjahr 2011: Ungarn) als Anlage 3 angeschlossen.

 

2. Konkrete Vorgangsweise

 

a) Verpflichtungen der Delegierten

 

Die Bediensteten sind nachdrücklich anzuweisen auf den Dienstreiseanträgen und Dienstreiseabrechnungen anzugeben, ob eine refundierbare Reise vorliegt und durch wen diese Refundierung erfolgt.

 

Weiters haben sich die Bediensteten, die an einer

refundierbaren Sitzung teilnehmen, vor Ort in die aufliegenden Anwesenheitslisten einzutragen. Dies ist deshalb zu beachten als bei einer Revision durch das Ratssekretariat über die Verwendung des zur Verfügung gestellten Pauschalbetrages eine Gegenkontrolle mit den gemachten Angaben der Delegierten des Mitgliedstaats auf der Abrechnungsliste erfolgt.

 

b) Verrechnung Applikation Bundesbesoldung

Die genaue Vorgangsweise ist unter Punkt 3 lit.a) dieses Rundschreibens beschrieben.

 

c) Aufzubewahrende Reisedokumente

 

Wie bereits mehrfach mitgeteilt (siehe u.a. Rundschreiben GZ 924.401/0020-III/2/2010) verlangt das EU-Ratssekretariat folgende Reisedokumente für die Prüfung der Richtigkeit der Angaben auf der Abrechnungsliste:

+ Original oder Kopie der Rechnung (Lieferschein des Österreichischen Verkehrsbüros) mit Name des Reisenden, detaillierte Reiseroute, Reisedaten und Ticketnummer,

+ Kopie der Einladung des Ratsekretariats und eventuell

auch die Tagesordnung der Sitzung,

+ wenn möglich eine Kopie der Anwesenheitsliste,

+ eine Kopie des Reisetickets mit der Ticketnummer, + Original oder Kopie aller Boardingkarten, dies kann

ersetzt werden durch eine entsprechende Bestätigung der Fluglinie bei Verlust derselben sowie

+ die Zahlungsbestätigung.

 

d) Übermittlung an die Abteilung III/2, Bundeskanzleramt

Die jährliche Abrechnung der refundierbaren EU-Ratsreisen ist weiterhin Ende Jänner des Folgejahres von den Ressorts per E-Mail an die folgende Adresse zu senden:

Bundeskanzleramt

Abteilung III/2

E-Mail: iii2@bka.gv.at

 

Das "neue" Formular (siehe unten, Anlage 4), das geringfügig abgeändert wurde, ist künftig nicht mehr in Monatslistenform zu führen, sondern ist dem Bundeskanzleramt eine jährliche Gesamtjahresabrechnungsliste zu übermitteln. Der/die jeweilige Ressortverantwortliche gibt den Aufbewahrungsort der Kostenbelege an (Buchhaltungsagentur des Bundes, Dresdner Straße 89, 1200 Wien) und versichert, dass die Angaben wahrheits- und wirklichkeitsgetreu sind.

 

Eine Kontrolle der Richtigkeit der Angaben der Ressorts findet durch die Abteilung III/2, Bundeskanzleramt nicht statt! Die Verantwortlichkeit für die Richtigkeit der Angabe, dass eine refundierbare Reise vorliegt, der/die Bedienstete tatsächlich an der Sitzung teilgenommen hat und Reisekosten angefallen sind, verbleibt beim jeweiligen Ressort.

 

3. Neuerungen durch die Verfügung Nr. 32/2011

 

a) Abrechnungsliste

 

Eine geteilte Abrechnung in Nicht ESVP-Rahmen und ESVP-Rahmen ist nicht mehr durchzuführen. Künftig sind die Reisekosten bei der Abrechnungsliste in Council meetings und European Council meetings (Europäischer Rat) zu unterteilen. Neu hinzugekommen in der Abrechnungsliste (Anlage 4) sind lediglich die Spalten "Row nr." sowie "Comments".

 

Es wird daher für Council meetings die VA-Post 6216.911 und für European Council meetings die VA-Post 6216 912 eingerichtet. Die bestehenden VA-Posten 6216 901 und 6216 902 (Refundierung durch den Rat – ESVP – nicht ESVP) sind zu schließen.

Diese Posteneröffnungen/Schließungen sind gemäß § 48 (5) BHG beim BMF zu beantragen.

 

b) Refundierbare Ausnahmefälle

 

+    Spezialflüge: Kosten für Sonderflüge zu

      refundierbaren Sitzungen werden erstattet. Bei einer

      Rechnungsprüfung durch das EU-Ratssekretariat werden in

      diesem Fall die Rechnung mit den Gesamtkosten samt

      Passagierliste mit Namen und Funktionen verlangt.

      Refundiert werden jedoch nur die Reisekosten für

      Mitglieder der Delegation, die direkt an der jeweiligen

      Sitzung teilnehmen.

+    Kombinationsreisen: Bei Kombinationsreisen, die

      auch Sitzungen umfassen, die nicht refundiert werden,

      müssen entweder ein vom Reisebüro festgesetzter Betrag

      für die refundierbare Route oder die Hälfte der totalen

      Kosten der gesamten Reiseroute in der Liste angegeben

      werden.

+    sog. Extraausgaben: Flughafen- und

      Sicherheitsgebühren oder andere Gebühren, die

      obligatorisch zu zahlen sind und nicht vom Flugpreis

      getrennt werden können, werden refundiert. Storno- oder

      Umbuchungskosten, die sich durch eine Änderung des

      Sitzungsplans oder unvorhersehbare Ereignisse ergeben,

      werden ebenfalls refundiert und dies soll in der Spalte

      "Comments" festgehalten werden.

 

+ Hotelkosten: In Fällen höherer Gewalt (- als Beispiel wird

in den Durchführungsbestimmungen zur Verfügung Nr. 32/2011 ein Vulkanausbruch genannt), die nicht beeinflussbar bzw. vorhersehbar sind und es für die Bediensteten demnach nicht möglich ist innerhalb desselben Tages die Rückreise anzutreten, werden die Hotelkosten (maximal zwei Nächte am Sitzungsort) vom EU-Ratssekretariat übernommen.

 

 

4. Bundesintranet

Es wird darauf hingewiesen, dass das vorliegende Rundschreiben im Bundesintranet unter folgender Adresse verfügbar ist:

http://oeffentlicher-dienst.intra.gv.at/persadmin/rs /rundschreiben.htm

 

 

4 Anlagen:

Anlage 1: Verfügung Nr. 32/2011 samt Durchführungsbestimmungen

Anlage 2: Aktuelles Verzeichnis der Vorbereitungsgremien des Rates

Anlage 3: Refundierbare Sitzungen im Land des Vorsitzes

(1. Halbjahr 2011: Ungarn)

Anlage 4: Neue Abrechnungsliste

Zuletzt aktualisiert am

23.11.2011

Dokumentnummer

ERL_BKA_20110420_924_401_0016_III_2_2011