Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20101130_924_401_0020_III_2_2010

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

30.11.2010

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 924.401/0020-III/2/2010

Titel

Rundschreiben zur Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen (Umsetzung der im Bericht des Rechnungshofes Reihe Bund 2010/9 empfohlenen diesbezüglichen Maßnahmen)

Text

Original (PDF)

 

Rundschreiben zur Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen

(Umsetzung der im Bericht des Rechnungshofes Reihe Bund 2010/9 empfohlenen diesbezüglichen Maßnahmen)

 

1. EMPFEHLUNGEN DES RECHNUNGSHOFES IM BERICHT REIHE BUND 2010/09 BEZÜGLICH REISEKOSTENRÜCKERSTATTUNG

 

Im Bericht des Rechnungshofes über die Ständige Vertretung Österreichs bei der Europäischen Union in Brüssel stellte der Rechnungshof ua. fest, dass von den Bundesministerien mehr refundierbare EU–Ratsdienstreisen durchgeführt wurden, als dem BKA gemeldet worden waren. Es sei daher im Rahmen der Koordinationsfunktion darauf hinzuwirken, dass die Bundesministerien EU–Ratsdienstreisen vollständig melden. Weiters empfahl der Rechnungshof, aus Gründen der Transparenz darauf hinzuwirken, dass in den Bundesministerien alle Ausgaben für Auslandsreisen zu Gremien der EU getrennt von anderen Ausgaben für Reisen erfasst werden.

 

Diesen Bericht des Rechnungshofes (Reihe Bund 2010/09) nimmt das Bundeskanzleramt daher zum Anlass, um nachdrücklich die beiden Rundschreiben aus den Jahren 2004 (GZ 924.401/1- II/2/04) und 2006 (GZ 924.401/0017-III/2/2006) zur Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen in Erinnerung zu rufen.

 

Die Ressorts haben dafür Sorge zu tragen, dass die jährliche Abrechnung der EU-Ratsreisen dem Bundeskanzleramt vollständig und ordnungsgemäß übermittelt wird. Die Bediensteten der Ressorts müssen wiederholt angewiesen werden, dass sie alle für die Abrechnung mit der EU benötigten Informationen in den Dienstreiseanträgen bzw. -abrechnungen angeben sowie alle für die Refundierung benötigten Reisedokumente abgeben.

 

Weiters wird auf die im Rundschreiben des Bundeskanzleramtes vom 30. Jänner 2004, GZ 924.401/1-II/2/04, vom Bundesministerium für Finanzen im Detail angegebenen VAPosten hingewiesen und dringend eine aufgegliederte Verrechnung der Reisekosten empfohlen.

 

2. "ON-THE-SPOT CHECK" IM NOVEMBER 2009

 

Die Ergebnisse und Rückmeldungen des vom EU-Ratssekretariat durchgeführten Audits im November 2009 werden wiederholt im Hinblick auf die künftig dem Bundeskanzleramt zu übermittelnden Abrechnungen der EU-Ratsreisen (jeweils bis Ende Jänner des Folgejahres) in Erinnerung gerufen.

 

Wie im Schreiben des Bundeskanzleramtes vom 25. November 2009, GZ 924.401/16-III/2/2009, zusammengefasst, benötigt das EU-Ratssekretariat für die Refundierung der EU-Ratsreisen folgende Reisedokumente (Original oder Kopie):

 

+ Ticket, bei elektronischem Ticket: Buchungsbestätigung

der Fluglinie (E-Mail),

 

+ Boardingkarten von Hin- und Rückflug (= Bestätigung,

dass der/die Bedienstete geflogen ist),

 

+ Lieferschein des Österreichischen Verkehrsbüros,

 

+ AirPlus-Abrechnung (=Zahlungsbestätigung) sowie

 

+ die Einladung oder die erste Seite des Programms der

jeweiligen Sitzung.

 

Die zentrale Ablage der Kostenbelege hat wie im Rundschreiben des Bundeskanzleramtes vom 10. Juni 2006,GZ 924.401/0017-III/2 /2006 festgehalten wurde, von jedem Ressort pro Kalenderjahr zeitlich geordnet, gegliedert nach den einzelnen Bediensteten in gekennzeichneten Ordnern (Dienststelle, Zeitraum von-bis) zu erfolgen und muss bis spätestens Ende Mai jedes Kalenderjahres – also 5 Monate nach Ablauf des jeweiligen Finanzjahres – in der Buchhaltungsagentur des Bundes, Dresdnerstraße 89, 1200 Wien eingelangt sein.

 

Hingewiesen wird auch auf die vollständige und zeitgerechte Übermittlung der Abrechnungen (Monatslisten eines Jahres) an das Bundeskanzleramt bis längstens Ende Jänner des Folgejahres.

 

3. VERFÜGUNG NR. 90/2010 DES GENERALSEKRETÄRS DES RATES

 

Wie den Ressorts bereits bekannt gegeben wurde, ist mit der neuen Verfügung Nr. 90/2010 ein neuer Sitzungstyp zu den refundierbaren Reisen hinzugekommen. Die Ergänzung betrifft Annex I (Meetings giving entitlement to reimbursement), Punkt 1:

neu hinzu kommt hier die Aufzählung

 

(viii): "meetings of a task force or a similar body with representatives of the Member States established at the request of the European Council".

 

4. VERZEICHNIS DER AN DEN VORBEREITUNGSARBEITEN DES RATES BETEILIGTEN AUSSCHÜSSE UND GRUPPEN und LISTE DER

REFUNDIERBAREN SITZUNGEN IM LAND DES VORSITZES

 

Als Beilagen zu diesem Rundschreiben werden die für die Abrechnung der refundierbaren EU-Ratsreisen des Jahres 2010 wichtigen aktuellen Verzeichnisse der an den Vorbereitungsarbeiten des Rates beteiligten Ausschüsse und Gruppen (vom Februar und Juli 2010) sowie die beiden Listen der refundierbaren Sitzungen im Land des Vorsitzes (1. Hälfte 2010: Spanien und 2. Hälfte 2010: Belgien) übermittelt. Diese wurden bereits im Laufe des Jahres 2010 an die dem Bundeskanzleramt bekannt gegebenen Ansprechpartner/innen der Ressorts per E-Mail versendet.

Zuletzt aktualisiert am

02.11.2011

Dokumentnummer

ERL_BKA_20101130_924_401_0020_III_2_2010