Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20091022_924_401_0015_III_2_2009

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

22.10.2009

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 924.401/0015-III/2/2009

Titel

Dienstreisemanagement des Bundes - Sparsamer Umgang mit personellen und monetären Ressourcen durch intensivere Nutzung des Online-Bookingtools

Text

Original (PDF)

 

Dienstreisemanagement des Bundes - Sparsamer Umgang mit personellen und monetären Ressourcen durch intensivere Nutzung des Online-Bookingtools

 

Beschluss der Bundesregierung

 

In der Sitzung des Ministerrates am 14. März 2007 wurde die Fortführung des im Jahr 2004 begonnenen Reformprojektes "Service im Bund (SiB)" als gemeinsames Projekt der Bundesregierung beschlossen. Ein Teilprojekt der insgesamt 14 Projekte befasste sich mit Einsparungs- und Reformpotentialen im Dienstreisemanagement.

Am 15.09.2009 hat der Ministerrat zum Thema "Verwaltungsreform – Arbeitspaket 7 (Effizienz der Verwaltung)" weitere Initiativen zur Optimierung der Supportprozesse (u.a. "Follow up zu Service im Bund" bzw. "Gemeinsamer Einkauf bzw. stärkere Nutzung der BBG") gesetzt.

 

Flankierende Maßnahmen des Bundeskanzleramtes

 

Bereits mit Rundschreiben des Bundeskanzleramtes vom 19. Juli 2007, BKA-GZ 924.401/0015-III/2/2007, wurde das Online-Bookingtool (künftig als "Tool" bezeichnet) vorgestellt und die umfassende Verwendung empfohlen.

Aus gegebenem Anlass wird neuerlich auf den im § 4 BB-GmbH-Gesetz (BGBl. I Nr. 39/2001 zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 76/2006) normierten Kontrahierungszwang verwiesen bzw. dieser in Erinnerung gerufen.

 

 

Weiterentwicklungen des Tools

 

Nach den Angaben der Bundesbeschaffung GmbH erfolgten seit Freischaltung des Tools laufend Systemerweiterungen bzw. – verbesserungen:

 

 

+ Buchungslisten - Anzeigemöglichkeit über den Menüpunkt

"Bearbeiten";

+ Kombiflüge – Prüfung zusätzlicher Preiskombinationen;

+ Vielflieger Nummer - automatische Zuordnung zu den

einzelnen Fluglinien;

+ Form of Identification (FOID) – die Identifikationsart

kann gewählt und direkt beim Passagier hinterlegt werden;

+ Email Adresse - automatische Übernahme in die Galileo

Buchung;

+ Zusätzliche Datenfelder - individuelle Felder für z.B. Kostenstelle, Personalnr. usw.;

+ Qualitätskontrolle - Auswahlmöglichkeit ob ja oder nein;

+ Kreditkarte - kann bereits im Hintergrund hinterlegt

werden;

+ Hotelreservierung - zu "Flughafen" und "Ref.Pt." wurden

die Suchkriterien "Stadt" und "Alle" hinzugefügt;

+ Umbuchungen – Anzeige mit Preisberechnungen;

+ Garantie Mietwagen - Kreditkarten können als Garantie

hinterlegt werden;

+ Flug Sondertarife - farbliche Markierung;

+ Abfrage nach Termin - weitere Funktion für die Berechnung von Sondertarifen "Best Buy in gewählter Kabine", "Best Buy in allen Kabinen", "Gewählte Klassen buchen";

+ Flüge umbuchen - kann über den Menüpunkt "Bearbeiten"

erfolgen;

+ Warteliste - mittels Qualitätskontrolle kann man sich

bei einem nicht mehr verfügbaren Flug über das Verkehrsbüro auf eine Warteliste setzen lassen;

+ Online Check In - über den persönlichen Reiseplan von

Viewtrip möglich;

+ Sitzplatzreservierung - kann direkt bei der Buchung

erfolgen;

+ Best Buy Report - Controllinginstrument warum nicht der

günstigste Tarif gebucht wurde.

 

Nun ist beabsichtigt das Hotelangebot um das Portefeuille der Fa. Hotel Reservation Service (HRS, Robert Ragge GmbH) zu erweitern.

 

Detaillierte Informationen zum Tool und den genannten Weiterentwicklungen können direkt bei der BBG eingeholt werden:

 

BBG Bundesbeschaffung GmbH

Lassallestraße 9b

A-1020 Wien

Tel.: +43 (0)1 245 70-0

Internet: www.bbg.gv.at

Hr. Ing. Mag. Günther Rescheneder

Fr. Mag. Romana Walcher

 

Erhöhung des Nutzungsgrades des Tools

 

Dem von der Bundesbeschaffungs GmbH zur Verfügung gestellten Datenmaterial ist zu entnehmen, dass der Nutzungsgrad des Tools verbessert und bei intensiverer Nutzung noch weitere maßgebliche Ressourcen (sowohl personell als auch monetär) eingespart werden könnten.

 

Kostenersparnis bei frühzeitiger

Flugbuchung

 

Das Marktsegment der Flugreisen unterlag in den vergangenen Jahren wesentlicher Veränderungen. Bei frühzeitiger Buchung sind durch die starke Konkurrenz bei ausgewählten Destinationen günstige Flugplätze verfügbar, jedoch in begrenztem Ausmaß.

 

Seitens des Bundeskanzleramtes wird daher nicht nur eine umfassende Nutzung des Tools bei Dienstreisen, sondern auch eine möglichst frühzeitige Flug-Buchung empfohlen.

 

Es wird gebeten, dieses Rundschreiben ressortintern allen für die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie für die Budgetierung der Reisekostenersätze Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Kenntnis zu bringen.

Zuletzt aktualisiert am

31.10.2011

Dokumentnummer

ERL_BKA_20091022_924_401_0015_III_2_2009