Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20070719_924_401_0015_III_2_2007_

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

19.07.2007

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 924.401/0015-III/2/2007

Titel

Sparsame, wirtschaftliche und zweckmäßige Vorgangsweise bei Dienstreisen; Angebotserweiterung der Bundesbeschaffung GmbH - Online-Bookingtool TraviBusiness

Text

Original (PDF)

 

Sparsame, wirtschaftliche und zweckmäßige Vorgangsweise bei Dienstreisen; Angebotserweiterung der Bundesbeschaffung GmbH - Online-Bookingtool TraviBusiness

 

A. Beschluss der Bundesregierung:

 

In der 6. Sitzung des Ministerrates vom 14. März 2007 wurde die Fortführung des im Jahr 2004 begonnenen Projektes "Service im Bund (SiB)" beschlossen. Unter dem Titel SiB sind eine Reihe von Verwaltungsreformprojekten zusammengefasst. Im Teilprojekt "Dienstreisemanagement" soll unter Einsatz von elektronischen Medien ein schneller und effizienter Prozess für die Buchung von Dienstreisen unter Nutzung der

bestmöglichen Preiskonditionen geschaffen werden.

 

B. Zuschlag durch die Bundesbeschaffung GmbH (BBG):

 

Von der BBG erhielt das Online-Bookingtool (künftig als Tool bezeichnet) TraviBusiness von Travi Austria den Zuschlag. Für die Abwicklung der Reisebüroleistungen ist das Verkehrsbüro als Subunternehmer zuständig.

 

Es werden die Verträge der BBG bezüglich

+ Linienflüge,

+ Hotel und

+ Mietwagen

über das Tool abrufbar sein.

 

Das Tool erleichtert den Bundesbediensteten die direkte Buchung bei Dienstreisen und ermöglicht die Nutzung von aktuellen Preisangeboten, da beispielsweise der steigende Konkurrenzdruck unter den Fluglinien zu immer günstiger werdenden Preiskonditionen führt.

 

Bei dem Tool handelt es sich um ein webbasiertes System und es kann daher nach einer Einschulung (diesbezüglich ergehen gesonderte Informationen) direkt vom Arbeitsplatz an der Dienststelle gebucht werden.

 

Die Einführung des Tools bei allen Ressorts erfolgt so rasch als möglich und es soll im Sinne des gebotenen sparsamen und wirtschaftlichen Umgangs mit den Personal- und monetären Ressourcen des Bundes umfassend verwendet werden, sei es direkt durch die/den Bedienstete/n (=Reisenden) oder durch einen/den ernannten Reisemanager.

 

C. "e-Reisen" mit dem Online-Bookingtool:

 

Der bisher mitunter personal- und zeitaufwändige Ablaufprozess für die Planung, Organisation und Buchung einer Dienstreise soll möglichst einfach und kurz gehalten werden.

 

Es wird die bisherige Praxis der zentralen Buchung des Hotels/Fluges durch eine/n Sekretariatskraft oder Teamassistent/in (=Reisemanager) als ökonomisch empfohlen. Grundsätzlich besteht künftig die Möglichkeit einer elektronischen Sitzplatzreservierung im Flugzeug.

 

Von einer (telefonischen) Buchung direkt beim Reisebüro ist auf Grund der Kosten für die zusätzliche Leistung des Verkehrsbüros grundsätzlich Abstand zu nehmen bzw. es ist eine solche Kontaktaufnahme ausschließlich auf besondere Ausnahmefälle (beispielsweise die/der Bedienstete bereist im Rahmen der Dienstreise nacheinander mehrere Orte und das Tool weist für die einzelnen Flüge in der Kette einen unverhältnismäßig hohen Gesamtpreis aus) zu beschränken.

 

Zur Feststellung der korrekten Buchung wird bis 31.08.2007 automatisch eine Qualitätskontrolle vom Österreichischen Verkehrsbüro durchgeführt.

Stornierungen und Umbuchungen sind bei sog. Bundtarifen kostenlos. Eine Qualitätskontrolle wird daher bei Buchung dieser Tarife entbehrlich sein.

 

Bei komplizierten Flugreisen kann jederzeit im Business Travel Center unter der Telefonnummer 58800/260 angerufen werden, welche täglich von Montag bis Freitag von 08:00 Uhr bis 17:30 Uhr besetzt ist. Anschließend und am Wochenende wird auf eine Handynummer (Hotline) weitergeschaltet, die von einem informierten Mitarbeiter des Österreichischen Verkehrsbüros betreut wird.

 

Bei Buchungen Freitag abends mit Abflug Samstag, Sonntag oder Montag muss immer bei der Hotline angerufen werden, damit auch ein Mitarbeiter des Verkehrsbüros das Ticket ausstellen kann und der Flug bestätigt wird. Derartige Buchungen sollten daher nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden.

 

Erste Erfahrungen mit dem Tool haben gezeigt, dass gerade bei den Low Cost Carriern der Flugpreis stark von einer möglichst frühzeitigen Buchung abhängig ist. Es empfiehlt sich weiters, die in den Tarifbestimmungen enthaltenen Umbuchungs-, Storno- und Refundierungsbestimmungen besonders zu beachten.

 

Dem Wesen eines Online-Tools entsprechend werden grundsätzlich nur mehr elektronische Tickets (ETIX-Tickets) ausgestellt. Ist es auf Grund des Flug-Routings bzw. der Fluglinie unerlässlich, kann in Ausnahmefällen ein Papierticket ausgestellt werden.

 

Die Reservierungsdaten können jederzeit über das GALILEO-Reservierungssystem unter der Internetadresse www.viewtrip.com eingesehen werden (dabei ist der Reservierungscode und der Familienname anzuführen).

 

Check-in:

Am schnellsten erhält man die Bordkarte, wenn man den Quick-Check-in-Automaten am Flughafen verwendet. Man folgt dabei den Ausführungen am Bildschirm. Zur Identifikation (es erfolgt keine Zahlungsbewegung!) kann jede Magnetstreifenkarte (z. B. ARBÖ-, ÖAMTC-Karte, Kreditkarte, etc) außer der Bankomatkarte verwendet werden. Am Check-in-Schalter ist nur mehr der Reisepass notwendig. Es ist aber empfehlenswert immer die Buchungsbestätigung mitzuführen.

 

Grundsätzlich darf im Zusammenhang mit den Angeboten der BBG der Kontrahierungszwang für Bundesdienststellen gemäß § 4 Abs.2 BB-GmbH-Gesetz (BGBl. I Nr. 39/2001 zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 76/2006) in Erinnerung gerufen werden.

 

D. Reiserichtlinien:

 

Es wird davon ausgegangen, dass den Bediensteten die schon bisher im jeweiligen Ressort geltenden Bestimmungen bekannt sind.

 

+ Flug:

Gemäß den Bestimmungen der Reisegebührenvorschrift 1955 (RGV 1955) hat die/der Bedienstete im Allgemeinen nur Anspruch auf Ersatz jenes Mehraufwandes, der ihr/ihm bei Verwendung des billigsten zur Verfügung stehenden Massenbeförderungsmittels erwächst. Im Sinne eines sparsamen und zweckmäßigen Ressourceneinsatzes wird daher davon ausgegangen, dass jedenfalls die Economy-Class zu buchen ist. Gegen die Nutzung der Business Class bestehen keine Bedenken, wenn sich eine im Rahmen des „Corporate Fares“ (Bundtarif) von der BBG verhandelte ausgewählte Destination als günstigstes Verkehrsmittel erweist.

 

Im Zusammenhang mit Flugreisen darf das VwGH-Erkenntnis vom 13.06.1988, GZ 87/12/0071, in Erinnerung gerufen werden:

 

Norm

RGV 1955 §25 Abs2; RGV 1955 §6 Abs1; RGV 1955 §9;

 

Rechtssatz

Wird von der Dienstbehörde generell eine bestimmte Art der Buchung einer Flugreise vorgeschrieben, bei der eine Flugpreisermäßigung gewährt wird, so gebührt dem Beamten, der sich daran nicht hält, auch dann nur eine Vergütung des ermäßigten Flugpreises, wenn er von der Flugpreisermäßigung nichts gewusst hat. War weder in der Einzelbewilligung der Dienstreise noch generell eine bestimmte Art der Buchung vorgeschrieben, kommt es jedoch darauf an, ob der Beamte von der Buchung durch die Dienstbehörde gewusst hat.

 

+ Hotel:

Bei der Hotelwahl ist die in allfälligen Ressortregelungen enthaltene Obergrenze für die unvermeidbaren Auslagen für die in Anspruch genommene Nachtunterkunft zu beachten (§ 25c Abs. 1 und 2 RGV 1955).

Die von der Ständigen Vertretung in Brüssel vereinbarten besonderen Konditionen mit einigen Hotels sind im Tool hinterlegt.

 

Bei der Hotelsuche im Online-Bookingtool werden unter anderem Hotels mit folgender Anmerkung ausgeworfen: "1st NIGHT CREDIT

CARD DEPOSIT REQUIRED ON BKG BOOKING NONREFUNDABLE AND NON-CHANGEABLE".

Bei diesen Hotels wird die Nächtigung sofort von der Kreditkarte des Ressorts abgebucht. Daher sollten diese Hotels vom Reisenden nicht gebucht werden.

 

Im Tool können Reiserichtlinien (bestehend aus "bevorzugte Suchparameter" und "überprüfende Parameter") hinterlegt werden (auf die diesbezüglichen Ausführungen in der Produktschulung wird verwiesen). Es kann eine Anzahl von Reiserichtlinien angelegt werden und je eine einer Gruppe von Bediensteten (=Passagieren) oder einer/einem Bediensteten zugeordnet werden. Es empfiehlt sich, diese Funktionalität des Tools anfänglich vor allem bei häufig gebuchten Destinationen (zB Brüssel) zu nutzen.

 

Betreffend Art und Umfang der hinterlegbaren Reiserichtlinien und über den Prozessablauf des Best Buy Reports (siehe diesbezüglich den nächsten Absatz) werden noch weiterführende Gespräche zwischen Vertretern des Bundes und der Fa. TraviAustria, Datenservice für Reise und Touristik GmbH & Co. Nfg. KG bzw. des Verkehrsbüros geführt werden.

 

Um allfälligen Missverständnissen vorzugreifen, wird es sinnvoll sein, die Bediensteten bereits im Zuge der Einführung des Tools auf die Funktionalität des "Best Buy Reports – Infomail" (wenn die "überprüfenden Parameter" nicht den Reiserichtlinien entsprechen und es erfolgt dennoch eine Buchung) hinzuweisen.

 

Es wird gebeten, dieses Rundschreiben ressortintern allen für die Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen sowie für die Budgetierung der Reisekostenersätze maßgeblichen Stellen zur Kenntnis zu bringen.

Zuletzt aktualisiert am

02.11.2011

Dokumentnummer

ERL_BKA_20070719_924_401_0015_III_2_2007_