Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20060710_924_401_0017_III_2_2006

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

10.07.2006

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 924.401/0017-III/2/2006

Titel

Folgerundschreiben zu Dienstreisewesen - Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen ab 2004

Text

Original (PDF)

 

Beilage_1

 

Beilage_2

 

Beilage_3

 

 

Betrifft: Folgerundschreiben zu Dienstreisewesen - Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen ab 2004

 

 

Mit Rundschreiben vom 30. Jänner 2004 betreffend "Dienstreisewesen – Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen ab Jänner 2004" (GZ 924.401/ 1-II/2/04) wurde die Verfügung Nr. 190/2003 des Generalsekretariates des Rates, mit der eine grundsätzliche Neuregelung der Erstattung der Reisekosten der Delegierten der Mitglieder des Rates festgelegt wurde, umgesetzt.

 

Ergänzend zu dem oben genannten Rundschreiben des Bundeskanzleramtes sind nunmehr folgende Punkte mitzuteilen bzw. festzulegen:

 

1. ENDABLAGE VON REISEKOSTENBELEGEN FÜR EU-RATSREISEN

 

Die Ratsverfügung Nr. 190/2003 sowie das ergänzend dazu erlassene Dokument des Generalsekretariates des Rates Zl. 116/2003 haben von den Mitgliedsstaaten eine zentrale Ablage der Kostenbelege, sodass sie im Falle einer Rechnungsprüfung zugänglich sind, verlangt. In Österreich sind die betroffenen Ratsreisen von den Besoldungsstellen der Ressorts verrechnet worden und die vom EU-Ratssekretariat geforderten Belege (Airplus-Abrechnung, Ticket und Boardingkarten) sind großteils in den Ressorts verblieben.

 

Bei der im September 2005 stattgefundenen Rechnungsprüfung wurde die nicht zentrale Aufbewahrung der Kostenbelege von den Vertretern des EU-Ratssekretariats kritisiert.

 

Um einerseits so verwaltungsökonomisch wie möglich vorzugehen und andererseits der Verfügung des Rates Folge zu leisten wird im Einvernehmen mit dem BMF daher folgende neue Vorgangsweise festgelegt:

 

Die Kostenbelege (Airplus-Abrechnung, Ticket und Boardingkarten) sind im Original von jedem Ressort pro Kalenderjahr zeitlich geordnet, nach den einzelnen Bediensteten in gekennzeichneten Ordnern (Dienststelle, Zeitraum von-bis) bis spätestens Ende Mai jedes Kalenderjahres – also 5 Monate nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres – an die

Buchhaltungsagentur des Bundes,

Dresdnerstraße 89, 1200 Wien

 

zu übergeben.

Für das Jahr 2005 ist dies ebenfalls bis spätestens Ende August 2006 durchzuführen.

 

2. ADAPTIERTE ABRECHNUNGSLISTE AB 2006

 

Das EU-Ratssekretariat hat dem Bundeskanzleramt im Juni 2006 eine adaptierte Abrechnungsliste übermittelt (siehe Beilage 1), welche für die Abrechnung der EURatsreisen, die ab dem Jahr 2006 stattgefunden haben, zu verwenden ist. Den von den Ressorts genannten diesbezüglichen Ansprechpartnern wird die neue Liste gesondert als Excel-Dokument übermittelt.

 

Im Vergleich zur alten Abrechnungsliste sind die Spalten "Budget ESDP/non ESDP", "First day of meeting", "Code of meeting" sowie "City of meeting" hinzugekommen.

Im Bezug auf das Nicht-ESVP- bzw. ESVP-Budget sind nach wie vor getrennte Monatslisten zu führen.

 

Es wird weiters ersucht, die Bediensteten anzuweisen beim Punkt "Sitzung" im Dienstreiseantrag nicht nur den Namen sondern auch die Kurzbezeichnung (zB A.7, A.15 etc., siehe unten genanntes Verzeichnis) anzugeben. Bei den bis Ende Jänner des Folgejahres an das Bundeskanzleramt zu übermittelnden Gesamt-Monatslisten der EU-Ratsreisen ist in der Spalte "Code of meeting" ebenfalls diese Kurzbezeichnung anzugeben (wenn im Dienstreiseantrag vermerkt).

 

3. AKTUELLES VERZEICHNIS DER AN DEN VORBEREITUNGSARBEITEN DES RATES BETEILIGTEN AUSSCHÜSSE UND GRUPPEN

 

Diesem Rundschreiben beiliegend (Beilage 2) übermittelt das Bundeskanzleramt die aktuelle Fassung (24. April 2006) des in der Verfügung Nr. 190/2003 im Anhang I (Sitzungen, die einen Anspruch auf Erstattung begründen) genannten Verzeichnisses der an den Vorbereitungsarbeiten des Rates beteiligten Ausschüsse und Gruppen.

 

Es ist darauf hinzuweisen, dass lediglich folgende 5 Sitzungen für die Abrechnung im ESVP-Rahmen in Frage kommen:

 

A.5 (Politisches und Sicherheitspolitisches Komitee) A.9 (Militärausschuss (EUMC))

A.10 (Ausschuss für die zivilen Aspekte der Krisenbewältigung) C.25 (Gruppe "Politisch-militärische Angelegenheiten") C.26 (Arbeitsgruppe des EU-Militärausschusses (EUMCWG))

 

4. SITZUNGSORT und REISEKOSTEN

 

Sitzungsort:

 

Jene Reisekosten (Flugkosten), die aufgrund der Teilnahme an Ratsarbeitsgruppen in Brüssel anfallen, werden refundiert und müssen auf die Abrechnungsliste gesetzt werden.

 

Betreffend Sitzungen im Land des Vorsitzes ist festzuhalten, dass die Zahl der traditionsgemäß im Land des Vorsitzes veranstalteten Sitzungen von Gruppen oder Ausschüssen, die für eine Erstattung in Betracht kommen, auf höchstens 15 beschränkt ist (siehe Verfügung Nr. 190/2003, Anhang I, Punkt 2). Am Beginn jeder Präsidentschaft wird eine diesbezügliche Liste vom Ratssekretariat veröffentlicht.

 

Die Liste der britischen, österreichischen bzw. finnischen Präsidentschaft ist unter folgenden Links zu finden:

http://www.eu2005.gov.uk(key meetings – 13 "agreed" informal meetings)

http://www.eu2006.at/de (14 Informelle Ministertreffen) http://www.eu2006.fi/en_GB/ (siehe Beilage 3)

 

Reisekosten:

 

Während des österreichischen EU-Ratsvorsitzes im ersten Halbjahr 2006 sind für Reisen im Inland (falls sie unter die oben genannten refundierbaren Reisen fallen) auch die Bestimmungen der RGV 1955 anzuwenden. Wenn Bediensteten nun beispielsweise die Benützung des eigenen KFZ bewilligt wurde, um den Ort der Dienstverrichtung zu erreichen, so ist in diesem Fall der Betrag des anfallenden Kilometergeldes (besondere Entschädigung gemäß §10 Abs. 3 RGV 1955) auf die jeweilige Monatsliste zu setzen.

 

 

3 Beilagen

Zuletzt aktualisiert am

24.11.2011

Dokumentnummer

ERL_BKA_20060710_924_401_0017_III_2_2006