Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20060509_920_800_0039_III_2006

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

09.05.2006

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 920.800/0039-III/2006

Titel

Nacherfassung von Nebengebühren im Pensionskonto

Text

Original (PDF)

 

Betrifft: Nacherfassung von Nebengebühren im Pensionskonto

 

Im Pensionskonto sind für die Zeit des Beamtendienstverhältnisses folgende Bemessungsgrundlagen für den Pensionsbeitrag (im Folgenden: Beitragsgrundlagen) zu erfassen: Monatsbezug (ausgenommen Haushalts- bzw. Kinderzulage), anspruchsbegründende Nebengebühren und Sonderzahlungen. Thema dieses Rundschreibens ist die Nacherfassung der anspruchsbegründenden Nebengebühren für die Zeit bis 31. Dezember 2004.

 

Abkürzungen:

 

PK Pensionskonto

NG Nebengebühren

NGW Nebengebührenwerte

 

 

A. Arten von Nebengebühren

 

Für das Pensionskonto maßgeblich sind nur diejenigen Nebengebühren, für die (im VB-Dienstverhältnis) Pensionsversicherungsbeiträge oder (im Beamtendienstverhältnis) Pensionsbeiträge zu entrichten waren. Pensionsbeiträge sind für die sog. "anspruchsbegründenden Nebengebühren" zu entrichten. Soweit im Folgenden Nebengebühren behandelt werden, sind darunter nur die anspruchsbegründenden zu verstehen.

 

Diese sind zusammengefasst im § 59 Abs. 1 Pensionsgesetz 1965, vereinzelt bestehen auch Sondernormen wie z.B. Art. XII der 47. GehG-Novelle. Im BMF-Intranet steht als Hilfsmittel ein elektronisches Nebengebührenverzeichnis zur Verfügung (s. link unter http://www.bmf.intra.gv.at/pensionskonto/_start.htm).

 

B. Befüllung des Pensionskontos

 

1. Nebengebühren aus Zeiten vor der Begründung des öffentlich-rechtlichen Dienstverhältnisses:

 

Soweit Nebengebühren unter den Entgeltbegriff des § 49 ASVG fallen, sind sie pensionsversicherungsbeitragspflichtig und zählen somit zur Beitragsgrundlage. Die Daten werden vom Hauptverband der österreichischen Sozialversicherungsträger (HVB) zur Verfügung gestellt.

Eine Prüfung der vom HVB gelieferten Daten erübrigt sich.

 

2. Nebengebühren ab dem Zeitpunkt der Ernennung in das öffentlich-rechtliche Dienstverhältnis:

 

In Betracht kommen Nebengebühren von BeamtInnen für Zeiten ab 1. Jänner 1973.

 

3. Datenquellen:

 

Die Daten der Nebengebühren für die Zeit vor dem 1. Jänner 2005 werden grundsätzlich aus den elektronisch gespeicherten Daten der Bundesbesoldung zur Verfügung gestellt.

 

Problem 1: Für die Zeit vor dem 1.1.1980 wurden die Daten (Bezüge und Nebengebühren) nicht in einer brauchbaren elektronischen Version oder gar nicht elektronisch erfasst.

 

Problem 2: Für Zeiten nach 1980 wurden zum Teil Daten wegen zu geringen Speicherplatzes (grundsätzlich immer Anfangsjahre) ganzjahresweise aus der elektronischen Speicherung herausgenommen ("gestaucht") und stehen daher nicht mehr zur Verfügung. Weitere Datenquellen siehe T.Z 4.2.

 

4. Basis für die einzugebenden Nebengebührendaten

 

4.1. Die Daten stehen elektronisch zur Verfügung

 

Bezüglich dieser Daten ist keine weitere Veranlassung erforderlich.

 

4.2. Die Daten stehen nicht mehr elektronisch zur Verfügung

 

4.2.1. Überprüfung der Personalunterlagen

 

Zunächst ist zu prüfen, ob die fraglichen Daten auf anderen Wegen aufgefunden werden können. Zu diesem Zweck sind die üblichen zur Verfügung stehenden Personalunterlagen zu überprüfen (Personalakt, Standesausweis, Nachweise betr. anspruchsbegründende Nebengebühren, Mikrofiches der Buchhaltung, Sammel- bzw. sonstige Sonderablagen; Ersuchen an die betroffenen BeamtInnen um Vorlage allenfalls vorhandener Unterlagen, wie zB NG-Nachweise, Gehaltszettel).

 

Aus diesen Unterlagen gewonnene Daten sind für jeden Kalendermonatonat im Datenergänzungsverfahren über die "Excel-Eingabehilfe" und die "Übertragungstabelle" im Pensionskonto nachzuerfassen.

 

4.2.2. Berechnung der Nebengebühren bei fehlenden Daten – Pauschale Aufteilung

 

Wenn für einen bestimmten Zeitraum keinerlei Unterlagen zur Verfügung stehen, sind die im Pensionskonto vorhandenen Nebengebühren als Ausgangsbasis für eine Berechnung der Nebengebühren für den fehlenden Zeitraum heranzuziehen. Als Basis dafür können entweder die Nebengebührennachweise aus der Zeit bis 1999 (im DinA5-Format) oder die in den Jahreslohnzetteln aufscheinenden Summen der Nebengebührenwerte herangezogen werden.

 

4.2.2.1. Ein Nebengebührennachweis samt Vortragssumme liegt für einen Zeitraum nach dem fehlenden Zeitraum vor

 

Zunächst ist die Summe der im PK vorhandenen NG von der Gesamtsumme von NG (wird im PK ausgewiesen) zu subtrahieren.

 

Beträgt das Ergebnis Null, ist nichts weiter zu veranlassen – sämtliche NG sind bereits im PK erfasst.

 

Ergibt die Subtraktion einen positiven Rest, ist dieser gleichmäßig über den in Betracht kommenden Zeitraum aufzuteilen.

 

Als in Betracht kommender Zeitraum gilt der Zeitraum des Beamtendienstverhältnisses, in dem überhaupt Ansprüche auf NG entstehen konnten. Zeiten längerer Krankenstände und Karenzurlaube zählen nicht dazu.

 

Beispiel 1:

Für einen am 1.7.1983 pragmatisierten Beamten ist lt. NG-Nachweis für 1988 eine Vortragssumme von 111.615,20 ATS für den Zeitraum bis einschließlich Jänner 1988 gespeichert. Im Pensionskonto werden NG ab Jänner 1988 laufend ausgewiesen, der Wert für Jänner 1988 beträgt 4.682,50 ATS.

 

Von der Vortragssumme sind zunächst die NG für Jänner 1988 zu subtrahieren; Ergebnis: 106.932,70.

Dieses Ergebnis ist durch die Anzahl der bis einschließlich Dezember 1987 im Beamtendienstverhältnis zurück gelegten Monate, in denen Ansprüche auf NG erworben werden konnten, zu dividieren.

 

Fall 1: Der Beamte war weder in einem längeren Krankenstand noch karenziert, das Ergebnis ist daher gleichmäßig auf die Monate 07/83 bis 12/87 (54 Monate) aufzuteilen. Für jeden Monat von 07/83 bis 12/87 ergeben sich daher NG im Ausmaß von 1.980,2 ATS.

 

Fall 2: Der Beamte war von 15.2.1985 bis 14.2.1986 karenziert und konnte daher in den Monaten 03/85 bis 01/86 keine Ansprüche auf NG erwerben. Das Ergebnis ist daher nur auf 43 Monate aufzuteilen. Auf jeden Monat von 07/83 bis 02/85 und von 02/86 bis 12/87 entfallen daher 2.486,8 ATS, für die Monate 03/85 bis 01/86 werden keine NG eingegeben. Die Tatsache, dass der Beamte in den Monaten 02/85 und 02/86 nicht durchgehend Dienst versehen und daher in diesen Monaten möglicherweise weniger NG erworben hat, ist zu vernachlässigen.

 

4.2.2.2. Nur die insgesamt bis 1999 gespeicherten NGW können eruiert werden

 

Es liegt zwar kein Nebengebührennachweis vor, aus der Besoldung (bzw. aus pm-SAP) oder aus einem Jahresbezugszettel ist jedoch die Summe der bis 1999 gespeicherten Nebengebührenwerte ersichtlich. Die im Jahresbezugszettel ausgewiesenen NGW stammen immer aus dem Beamtendienstverhältnis.

 

Die Summe der im PK für die Zeit bis 1999 ausgewiesenen und in NGW umgerechneten NG ist von der im Jahresbezugszettel bis 1999 ausgewiesenen Summe der NGW zu subtrahieren.

 

Beträgt das Ergebnis Null, ist nichts weiter zu veranlassen – sämtliche NG sind bereits im PK erfasst.

 

Ergibt die Subtraktion einen positiven Rest, ist dieser gleichmäßig über den in Betracht kommenden Zeitraum zu aliquotieren. Das BKA empfiehlt dafür die Verwendung der "NG-Berechnungshilfe" 1) (siehe -ANM-) (download unter http://www.bmf.intra.gv.at/pensionskonto/_start.htm).

 

Als in Betracht kommender Zeitraum gilt der Zeitraum des Beamtendienstverhältnisses, in dem überhaupt Ansprüche auf NG entstehen konnten. Zeiten längerer Krankenstände und Karenzurlaube zählen nicht dazu.

 

Beispiel 2:

 

Für einen am 1.7.1983 pragmatisierten Beamten sind lt. Bezugszettel für 2003 1.526,475 NGW für den Zeitraum bis einschließlich Dezember 1999 gespeichert. Im Pensionskonto werden NG ab Jänner 1988 laufend ausgewiesen, die Summe der bis Dezember 1999 ausgewiesenen und in NGW umgerechneten NG beträgt 1.154,298 NGW.

 

Die Differenz zwischen den beiden Summen beträgt 372,177. Dieser Betrag ist unter Verwendung der NG-Berechnungshilfe in NG für die offenen Monate umzurechnen.

 

Fall 1: Der Beamte war weder in einem längeren Krankenstand noch karenziert, das Ergebnis ist daher unter Verwendung der NG-Berechnungshilfe in NG für die Monate 07/83 bis 12/87 (54 Monate) umzurechnen. Für jeden Monat von 07/83 bis 12/87 ergeben sich daher NG-Beträge im Ausmaß von 1.035,9 ATS (für 07/83) bis 1.208,7 ATS (für 12/87).

 

Fall 2: Der Beamte war von 15.2.1985 bis 14.2.1986 karenziert und konnte daher in den Monaten 03/85 bis 01/86 keine Ansprüche auf NG erwerben. Das Ergebnis ist daher wie folgt auf die 43 Monate von 07/83 bis 02/85 und von 02/86 bis 12/87 aufzuteilen:

 

20/43 der offenen NGW-Summe (173,106) entfallen auf die 20 Monate von 07/83 bis 02/85, die restlichen 23/43 auf die Monate von 02/86 bis 12/87 (199,071). Die NG für die beiden Zeiträume sind unter Zugrundelegung dieser Summen unter Verwendung der NG-Berechnungshilfe zu berechnen (ergibt 1.300,9 ATS für 07/83 bis 1.415,0 ATS für 02/85 bzw. 1.475,1 ATS für 02/86 bis 1.517,9 ATS für 12/87).

 

Die Tatsache, dass der Beamte in einzelnen Monaten nicht durchgehend Dienst versehen und daher in diesen Monaten möglicherweise weniger NG erworben hat, ist zu vernachlässigen.

 

Durch diese Vorgangsweise wird sichergestellt, dass sämtliche im Beamtendienstverhältnis erworbenen anspruchsbegründenden NG in das PK übertragen werden. Nicht gesichert ist dabei jedoch die zeitliche Lagerung der NG.

 

5. Abgehen von der pauschalen Aufteilung der NG bzw. NGW auf die offenen Zeiträume

 

Macht eine Beamtin/ein Beamter – etwa im Zuge von Einwendungen gegen die Erstmitteilung des PK – glaubhaft, dass er in einem bestimmten Zeitraum mehr oder weniger NG bezogen hat, können diese Angaben bei der Berechnung nach RZ 4.2.2.1. oder

4.2.2.2. berücksichtigt werden.

 

Glaubhaftmachung verlangt keinen Nachweis, sondern es genügt, dass das Vorbringen der allgemeinen Erfahrung entspricht. In diesem Sinne können durchaus auch nicht alltägliche Vorkommnisse glaubhaft sein. Glaubhaft wären zB Angaben, wonach

 

-

in einem bestimmten Zeitraum aufgrund eines Projekts oder einer längeren Erkrankung eines Kollegen/ einer Kollegin überdurchschnittlich viele

-

oder aufgrund einer längeren externen Ausbildung keine

 

Überstunden zu leisten waren.

 

Dasselbe gilt, wenn die übliche Vorgangsweise in einer Dienststelle bzw. Dienstbehörde gegen die gleichmäßige Aliquotierung der NG bzw. NGW über den gesamten Zeitraum des Beamtendienstverhältnisses spricht (Beispiel: Überstunden wurden erst ab einem bestimmten Dienstalter angeordnet).

 

Nicht ohne weiteres glaubhaft wären dagegen Angaben, die offensichtlich den Zweck verfolgen, die Beitragsgrundlagen zugunsten des Beamten/der Beamtin zu optimieren, wie zB die Angabe, dass Überstunden nur ca. bis zu dem Zeitpunkt angefallen sind, ab dem der ruhegenussfähige Monatsbezug die (im PK zu berücksichtigende) Höchstbeitragsgrundlage nach § 45 ASVG überstiegen hat. Eine derartige Konstellation kann zwar nicht von Vornherein ausgeschlossen werden, in derartigen Fällen ist jedoch eine gesteigerte Glaubhaftmachung bis hin zur Nachweispflicht zu verlangen.

 

Da im PK Jahresbeitragsgrundlagen gebildet werden, ist ein nicht aliquotes Aufteilen der NG bzw. der NGW nur dann sinnvoll und durchzuführen, wenn sich der betreffende Zeitraum über mindestens zwei Kalenderjahre erstreckt.

 

Allfällige Fragen zur Durchführung wären nicht an das BKA, sondern per e-Mail mit dem Betreff Pensionskonto an pensionskonto@bmf.gv.at zu richten.

 

Das Bundeskanzleramt, ersucht, dieses Rundschreiben den nachgeordneten Dienstbehörden wegen seiner Dringlichkeit möglichst bald weiter zu geben.

Anmerkung

1) Diese Berechnungshilfe wurde dem BKA dankenswerter Weise von Hrn. FOI Johannes Krämer, Steuer- und Zollkoordination Mitte, zur Verfügung gestellt. Das BKA empfiehlt, sie für die durchzuführenden Aliquotierungen zu benützen.

Zuletzt aktualisiert am

15.12.2011

Dokumentnummer

ERL_BKA_20060509_920_800_0039_III_2006