Erlässe der Bundesministerien

ERL_BKA_20040130_924_401_1_III_2_2004

Bundesministerium

Bundeskanzleramt

Genehmigungsdatum

30.01.2004

Abteilung

Sektion III

Typ

Rundschreiben

Geschäftszahl

GZ 924.401/1-III/2/2004

Titel

Dienstreisewesen - Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen ab Jänner 2004

Text

Original (PDF)

 

Beilage 1

 

Beilage 2

 

 

Betrifft: Dienstreisewesen - Reisekostenrückerstattung für Dienstreisen zu EU-Ratsarbeitsgruppen ab Jänner 2004

Rundschreiben

 

I.

Mit Verfügung des Generalsekretärs des Rates/hohen Vertreters für die gemeinsame Außen- und Sicherheitspolitik zur Erstattung der Reisekosten der Delegierten der Mitglieder des Rates vom 19.9.2003, Nr. 190/2003, erfolgt eine grundsätzliche Neuregelung der Erstattung der Reisekosten der Delegierten der Mitglieder des Rates. Die wesentlichen Eckpunkte dieser Verfügung sind folgende:

 

a) Es wird ein jährlicher Pauschalbetrag pro Mitgliedstaat ermittelt, der vom Ratssekretariat dem Mitgliedstaat in zwei Teilbeträgen (jeweils am 15. Jänner 60 % und am 15. Juli 40 %) an eine zentrale Vereinnahmungsstelle überwiesen wird. Die bisher übliche ressortweise Abrechnung im Wege von einzelnen Erstattungsanträgen entfällt.

 

b) Der Pauschalbetrag für Österreich beträgt für das Jahr 2004 € 1.255.999,--. Zusätzlich wird 2004 ein Pauschalbetrag für ESVP-Sitzungen von € 29.052,-- überwiesen. Der Betrag errechnet sich aufgrund eines prozentuellen Schlüssels, der auf die vorgesehenen Haushaltsmittel angewendet wird. Für den Vorsitz führenden Mitgliedstaat wird der Betrag mit 1,5 multipliziert.

 

c) Binnen 2 Monaten nach Ablauf des jeweiligen Haushaltsjahres übermittelt jeder Mitgliedstaat dem Generalsekretariat des Rates eine Abrechnung über die Verwendung des ihm zugewiesenen Betrages. Das Generalsekretariat des Rates prüft diese Abrechnung (ua mit Rücksicht auf die in den Sitzungen geführten Anwesenheitslisten) und führt gegebenenfalls eine Rechnungsprüfung der Verwendung der Beträge durch die Mitgliedstaaten durch.

 

d) Der Pauschalbetrag ermöglicht den Mitgliedstaaten selbst über den Umfang seiner Vertretung in Sitzungen zu entscheiden; detaillierte Regelungen für die unterschiedlichen Tagungsarten zB hinsichtlich der Anzahl der Delegierten entfallen. Allerdings werden die Sitzungen, für die Reisekostenerstattung gewährt bzw nicht gewährt wird, in einem Verzeichnis, das vom Ratssekretariat regelmäßig aktualisiert wird, genau bezeichnet.

 

Die näheren Details sind der beigeschlossenen Ratsverfügung Nr. 190/2003 (Anhang 1) zu entnehmen; die bisher maßgebliche Ratsverfügung Nr. 504/2002 tritt damit außer Kraft.

 

II.

Das Bundeskanzleramt legt im Einvernehmen mit dem Bundesministerium für Finanzen im Hinblick auf die oben angesprochene Ratsverfügung und das ergänzend dazu erlassene 3 Dokument des Generalsekretariates des Rates vom 24. September 2003, Zl. 116/03, folgende koordinierte Vorgangsweise für die Ressorts fest:

 

1) Anwendungsbereich der neuen Vorgangsweise Anzuwenden ist die Vorgangsweise nur auf Reisen, die gegenüber dem Rat der Europäischen Union zur Abrechnung gelangen. Soweit also Reisekosten durch andere EUOrgane (zB Europäische Kommission) erstattet werden, finden diese neuen Regelungen keine Anwendung und es bleibt diesbezüglich (vorerst) bei der bisherigen Vorgangsweise. Die neuen Rückerstattungsbestimmungen gelten ab 1. Jänner 2004. Reisen des Jahres 2003 werden daher noch nach den alten Regelungen abgerechnet.

 

2) Kennzeichnung der Reisen als zu refundierende Reisen

Um einen zentralen Nachweis der widmungsgemäßen Verwendung des vereinnahmten Pauschalbetrages zu ermöglichen und im Falle einer Rechnungsprüfung Auskunft über tatsächlich durchgeführte und refundierbare Reisen zu ermöglichen, ist die Einhaltung folgender Vorgangsweise erforderlich:

 

a) Dienstreiseanträge und Dienstreiseabrechnungen haben jedenfalls eine Angabe darüber zu enthalten, ob eine refundierbare Reise vorliegt. Dabei sind im Rahmen des Dienstreisemanagements jedenfalls folgende Vermerke zu definieren und vom Dienstreisenden verpflichtend anzugeben:

 

+ Refundierung der Reisekosten durch den Rat (nicht im ESVP-Rahmen)

+ Refundierung der Reisekosten im ESVP-Rahmen (wenn eine solche Refundierung im Ressort in Betracht kommt) + sonstige Refundierung (zB durch EK)

 

b) Die an refundierbaren Sitzungen teilnehmenden Mitarbeiter sind anzuweisen, sich in die aufliegende Anwesenheitsliste einzutragen.

 

c) Alle Ausgaben für EU-Reisen im Rahmen der Applikation Bundesbesoldung sind ausschließlich bei der VA-Post 5613/460 "Auslandreisen/Dienstreisen (EU) Z" zu verrechnen.

 

Bei der Verrechnung aller jener Ausgaben für EU-Reisen, die nicht im Rahmen der Applikation Bundesbesoldung erfolgen und von der EU refundiert werden (wie zB Transportkosten), ist wie folgt vorzugehen:

6216/900 Auslandsreisen/Dienstreisen (durch EU refundiert)

6216/901 Refundierung durch den Rat (nicht ESVP)

6216/902 Refundierung durch den Rat (ESVP)

6216/903 Sonstige Refundierung

 

Die Eröffnung der VA-Posten 6216/9xx ist gem. § 48 (5) BHG beim Bundesministerium für Finanzen zu beantragen.

 

d) Die Ressorts haben dafür zu sorgen, dass von einem für das Dienstreisemanagement zuständigen Mitarbeiter der Personalabteilung eine Monatsliste über jene Reisen, die gegenüber dem Rat der Europäischen Union zur Abrechnung gelangen, gemäß beiliegendem Formular (Anhang 2) geführt wird, die von dem jeweiligen Ressortverantwortlichen zu fertigen ist. Der Ressortverantwortliche gibt den Aufbewahrungsort der Kostenbelege an und versichert, dass die Angaben der Liste wahrheits- und wirklichkeitsgetreu sind. Sämtliche

Monatslisten eines Jahres sind vom Ressort bis Ende Jänner des Folgejahres im Original an das

Bundeskanzleramt

Abteilung III/2

Wollzeile 1-3

1010 Wien

e-mail: iii2@bka.gv.at

 

weiterzuleiten. Diese Stelle wird mit einem Begleitschreiben die gesammelten Monatslisten aller Ressorts des Abrechnungsjahres unter einem an das Ratssekretariat weiterleiten. Eine Kontrolle der Richtigkeit der Listen findet durch diese Sammelstelle nicht statt!

 

3) Verantwortlichkeiten und Prüfung

Im Falle einer Prüfung durch das Ratssekretariat ist das Bundesministerium für Finanzen, Abteilung VI/7, aufgrund der Verrechnung über das bezeichnete Z-Konto in der Lage, eine Liste mit den Namen, Ressortzugehörigkeit und Dienstreisedaten für als refundierbar gebuchte Reisen jeden Jahres zu erstellen. Die Prüfer werden dann von der zentralenAnsprechstelle im Bundeskanzleramt an die Ressorts weiterverwiesen, bei denen die Abrechnungen und Belege der zu überprüfenden Dienstreisen aufliegen und werden dort nähere Prüfhandlungen durchführen. Eine Übermittlung von Abrechnungsbelegen an eine zentrale Stelle findet nicht statt. Auch die Verantwortlichkeit für die Richtigkeit der Angabe,dass eine refundierbare Reise vorliegt, der Mitarbeiter tatsächlich an der Sitzung teilgenommen hat und die Reisekosten angefallen sind (siehe zB Airplus-Abrechnung), verbleibt beim jeweiligen Ressort.

 

4) Neue Rechnungslegung für Airplus

Das Bundeskanzleramt wird an die Bundesbeschaffung GmbH herantreten, um eine neue Form der Monatsabrechnung über Airplus zu erreichen. Demnach sollen gesonderte Abrechnungen in der Weise erfolgen, dass Flugkosten für Reisen, die vom Rat refundiert werden und solche die im ESVP-Rahmen refundiert werden, gesondert fakturiert werden.

 

Dies setzt voraus, dass die Mitarbeiter bei der Buchung verlässlich die Angabe über die Refundierungsform dem Verkehrsbüro bekannt geben und dementsprechend angewiesen werden. Diese separierte Abrechnung soll die richtige Buchung (siehe Punkt 2c) erleichtern.

 

5) Bekanntgabe eines Ansprechpartners

Weiters wird ersucht dem Bundeskanzleramt, Abteilung III/2 einen für das Dienstreisemanagement im jeweiligen Ressort zuständigen Mitarbeiter als Ansprechpartner

bis längstens 20. Februar 2004

bekannt zu geben.

2 Beilagen

Zuletzt aktualisiert am

04.04.2012

Dokumentnummer

ERL_BKA_20040130_924_401_1_III_2_2004