Bundesrecht konsolidiert: Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesarchivgutverordnung, Fassung vom 29.08.2016

§ 0

Langtitel

Verordnung des Bundeskanzlers über die Kennzeichnung, Anbietung und Archivierung von Schriftgut des Bundes (Bundesarchivgutverordnung)
StF: BGBl. II Nr. 367/2002

Präambel/Promulgationsklausel

Auf Grund des § 5 Abs. 1, 3, 5, 7 und 9 sowie § 6 des Bundesarchivgesetzes, BGBl. I Nr. 162/1999, wird - hinsichtlich des § 6 auf Grund des § 3 Abs. 6 des Bundesarchivgesetzes im Einvernehmen mit dem Bundesminister für auswärtige Angelegenheiten, dem Bundesminister für Bildung, Wissenschaft und Kultur, dem Bundesminister für Finanzen, dem Bundesminister für Inneres, dem Bundesminister für Justiz, dem Bundesminister für Landesverteidigung, dem Bundesminister für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft, dem Bundesminister für öffentliche Leistung und Sport, dem Bundesminister für soziale Sicherheit und Generationen, dem Bundesminister für Verkehr, Innovation und Technologie und dem Bundesminister für Wirtschaft und Arbeit - verordnet:

§ 1

Text

Geltungsbereich

 

§ 1. (1) Diese Verordnung gilt für Schriftgut gemäß § 2 Z 2 des Bundesarchivgesetzes, das bei Bundesdienststellen oder bei einer ihrer Vorgängereinrichtungen in Erfüllung ihrer Aufgaben angefallen ist und sich bei einer Bundesdienststelle oder beim Österreichischen Staatsarchiv befindet.

(2) Für Schriftgut, das bei Dienststellen angefallen ist, die gemäß § 3 Abs. 2 des Bundesarchivgesetzes eigene Archive führen, gelten nur § 2 Abs. 1 sowie die §§ 7 und 8.

(3) Vom Geltungsbereich dieser Verordnung ist Schriftgut ausgenommen, das im Zuge gerichtlicher Verfahren bei Zivil- und Strafgerichten angefallen ist.

§ 2

Text

Archivwürdigkeit von Schriftgut

 

§ 2. (1) Das in der Anlage angeführte Schriftgut gilt grundsätzlich mit der Entstehung als Archivgut gemäß § 2 Z 3 des Bundesarchivgesetzes. Befindet sich in einem Akt (die Gesamtheit des Schriftgutes, das im Einzelfall sachlich eine Einheit bildet) solches Schriftgut, so gilt der gesamte Akt als Archivgut.

(2) Schriftgut, das weder in der Anlage noch in der Verordnung der Bundesregierung über nicht archivwürdiges Schriftgut des Bundes, BGBl. II Nr. 366/2002, angeführt ist, gilt als Archivgut, wenn es vom Österreichischen Staatsarchiv innerhalb eines Jahres nach Anbietung (§ 4) als solches qualifiziert und im Sinne des § 3 Abs. 1 Z 1 gekennzeichnet wurde. Aus dem Vermerk muss erkennbar sein, welcher Bedienstete des Österreichischen Staatsarchivs diese Feststellung getroffen hat.

§ 3

Text

Kennzeichnung von Schriftgut

 

§ 3. (1) Das Schriftgut ist von den Bundesdienststellen spätestens bei der Ablage mit folgenden Vermerken zu kennzeichnen:

1.

Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1 mit "archivwürdig" oder

"A";

2.

Schriftgut, das nach der Verordnung der Bundesregierung, BGBl. II Nr. 366/2002, kein Archivgut ist, mit "zur Skartierung frei" oder "S";

3.

Schriftgut mit Daten gemäß § 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes mit "Datenschutz" oder "D";

4.

Schriftgut gemäß § 6 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes mit "unter Verschluss ins Archiv" oder "V".

(2) Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1, welches vor dem In-Kraft-Treten dieser Verordnung angefallen ist und sich noch bei den Bundesdienststellen befindet, ist von diesen nachträglich - spätestens bei seiner Anbietung (§ 4) - in allgemeiner Weise oder auf den jeweiligen Konvoluten oder Aktenstücken mit dem Vermerk "archivwürdig" zu kennzeichnen.

(3) Bei elektronischen Aktenführungssystemen ist vorzusorgen, dass die Kennzeichnung und Aussonderung des Schriftgutes nach den Kriterien gemäß Abs. 1 automationsunterstützt möglich ist.

§ 4

Text

Anbieten und Übernahme von Schriftgut

 

§ 4. (1) Die Bundesdienststellen haben das gesamte bei ihnen angefallene Schriftgut, mit Ausnahme jenes gemäß § 3 Abs. 1 Z 2, zusammen mit den für die Benützung notwendigen Behelfen (zB Register) unverzüglich dem Österreichischen Staatsarchiv gemäß § 6 Abs. 1 des Bundesarchivgesetzes anzubieten, sobald es

1.

nicht mehr zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigt wird und

2.

keiner Klassifikation gemäß dem Informationssicherheitsgesetz, BGBl. I Nr. 23/2002, unterliegt.

(2) Soweit das gemäß Abs. 1 anzubietende Schriftgut auf elektronischen Datenträgern gespeichert ist, ist es dem Österreichischen Staatsarchiv nur in elektronischer Form auf Basis der Schnittstelle EDIAKT (in der jeweils aktuellen Fassung) unter Anwendung der Datenformate XML für Metadaten und PDF für alle Inhaltsdaten anzubieten.

(3) Schriftgut ist in Papier anzubieten, wenn es

1.

die Originalunterschrift oberster Organe enthält, auch wenn es in elektronischer Form (Abs. 2) anzubieten ist,

2.

auf elektronischen Datenträgern gespeichert ist, aber aus technischen Gründen auf Basis der Schnittstelle gemäß Abs. 2 nicht anbietbar ist oder

3.

nur in Papier vorhanden ist.

(4) Das Österreichische Staatsarchiv hat Archivgut zu übernehmen, wenn es entsprechend Abs. 2 oder 3 angeboten wird. Die Übernahme von auf andere Art angebotenem Archivgut oder die Übernahme von Schriftgut, das nicht Archivgut ist, ist abzulehnen.

(5) Bei Schriftgut mit Daten, die nach dem Datenschutzgesetz zu löschen wären, weil sie zur Erreichung der Zwecke, für die sie ermittelt wurden, nicht mehr erforderlich sind (§ 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes), ist wie folgt vorzugehen:

1.

Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1 ist ohne Löschung (Vernichtung) der Daten dem Österreichischen Staatsarchiv entsprechend § 5 Abs. 3 des Bundesarchivgesetzes zu übergeben;

2.

Schriftgut, das nicht unter § 3 Abs. 1 Z 2 fällt, ist vor Löschung (Vernichtung) der Daten dem Österreichischen Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Bei Schriftgut, welches das Österreichische Staatsarchiv als Archivgut qualifiziert, ist entsprechend Z 1 vorzugehen; beim übrigen Schriftgut sind die Daten zu löschen (vernichten).

§ 5

Text

Skartierung von Schriftgut

 

§ 5. (1) Schriftgut gemäß § 3 Abs. 1 Z 2 ist zu vernichten, wenn

1.

es nicht mehr zur Wahrnehmung der Aufgaben benötigt wird,

2.

die in den Verordnungen oder Gesetzen vorgesehene Aufbewahrungsfrist verstrichen ist und

3.

es innerhalb eines Jahres nach Anbietung gemäß § 5 Abs. 9 des Bundesarchivgesetzes vom Landesarchiv nicht übernommen worden ist.

(2) Das Schriftgut gemäß Anlage zu § 2 Abs. 1 ist zu vernichten, wenn dessen Übernahme vom Österreichischen Staatsarchiv gemäß § 4 Abs. 4 abgelehnt wurde und die Voraussetzungen gemäß Abs. 1 Z 2 und 3 vorliegen.

(3) Sonstiges Schriftgut ist zu vernichten, wenn

1.

es gemäß § 4 zur Archivierung angeboten worden ist und

a.

das Österreichische Staatsarchiv es ausdrücklich nicht als Archivgut qualifiziert hat oder

b.

die Jahresfrist gemäß § 6 Abs. 2 des Bundesarchivgesetzes ohne Bewertung des Schriftgutes verstrichen ist und

2.

die Voraussetzungen gemäß Abs. 1 Z 2 und 3 vorliegen.

(4) Zur Skartierung gemäß Abs. 1 bis 3 ist jene Bundesdienststelle verpflichtet, bei der sich das betreffende Schriftgut bei Eintreten der Voraussetzungen hierfür befindet. Schriftgut auf elektronischen Datenträgern ist von dieser bei Vorliegen der Skartierungsvoraussetzungen zu löschen.

(5) Ist eine Frist gemäß Abs. 1 nicht vorgesehen, gilt die Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren; bei Personalakten (Gesamtheit des Schriftgutes, welches das Dienstverhältnis einer bestimmten Person betrifft) beträgt die Aufbewahrungsfrist höchstens 120 Jahre nach der Geburt des Betroffenen.

§ 6

Text

Anbietung von Archivgut an Landesarchive

 

§ 6. (1) Das Österreichische Staatsarchiv ist ermächtigt, bei Vorliegen der Voraussetzungen gemäß § 3 Abs. 6 des Bundesarchivgesetzes Archivgut dem jeweiligen Landesarchiv unentgeltlich zu übertragen, anstatt es in den eigenen Bestand zu übernehmen, wenn die kostenfreie Nutzung dieses Archivgutes für den Bund sichergestellt ist.

(2) Das Österreichische Staatsarchiv hat Verzeichnisse zu führen, aus denen ersichtlich ist, welches Archivgut von welchem Landesarchiv übernommen worden ist.

§ 7

Text

Verweisungen

 

§ 7. Soweit in dieser Verordnung auf Bestimmungen des Bundesarchivgesetzes und des Informationssicherheitsgesetzes verwiesen wird, sind diese in der Stammfassung anzuwenden.

§ 8

Text

In-Kraft-Treten

 

§ 8. Diese Verordnung tritt mit 1. Oktober 2002 in Kraft.

Anl. 1

Text

Anlage

zu § 2 Abs. 1

1.

Legislatives Schriftgut (Gesetzes-, Verordnungs- und Staatsvertragsentwürfe samt den hierzu ergangenen Stellungnahmen);

2.

Schriftgut, das im Zuge der Wahrnehmung der verfassungsgemäßen Aufgaben der Bundesversammlung, des Nationalrates, des Bundesrates und ihrer Organe (beispielsweise Ausschüsse) anfällt;

3.

Schriftgut, das im Zuge der Wahrnehmung der verfassungsgemäßen Aufgaben des Bundespräsidenten und im Zuge der Prüfungstätigkeit des Rechnungshofes und der Volksanwaltschaft anfällt;

4.

Vorträge an den Ministerrat samt Begleitmaterial und Ministerratsprotokolle;

5.

Schriftgut, das unmittelbar beim Bundespräsidenten, Bundeskanzler, Vizekanzler, bei einem Bundesminister oder Staatssekretär, beim Präsidenten des Nationalrates, des Bundesrates oder des Rechnungshofes oder bei einem Volksanwalt in Ausübung ihrer Funktion oder in deren Büros anfällt;

6.

Personalakten des Bundespräsidenten, Bundeskanzlers, Vizekanzlers, der Bundesminister, Staatssekretäre, Mitglieder des Nationalrates und Bundesrates, des Präsidenten des Rechnungshofes, der Volksanwälte, der Mitglieder des Verfassungsgerichtshofes, des Verwaltungsgerichtshofes, des Obersten Gerichtshofes, der Oberlandesgerichte, der Generalprokuratur und der Oberstaatsanwaltschaften, der Leiter einer Sektion, Gruppe, Abteilung oder vergleichbarer Organisationseinheiten in Bundesministerien und sonstigen Zentralstellen sowie die Leiter der Bundesbehörden, Staatsanwaltschaften und Gerichte, der Mitglieder des höheren diplomatischen Dienstes sowie der Angehörigen der Lehrkörper der Universitäten;

7.

Schriftgut, das bei hohen Funktionsträgern der öffentlichen Verwaltung (Generalsekretär, Sektionsleiter und vergleichbare Funktionsträger) in Ausübung ihrer Funktion anfällt;

8.

Schriftgut zu und über Personen des öffentlichen Lebens;

9.

Schriftgut der Verfahren vor dem Verfassungsgerichtshof, dem Verwaltungsgerichtshof und vor internationalen Institutionen (beispielsweise Europäischer Gerichtshof für Menschenrechte, Gerichtshof der Europäischen Gemeinschaften);

10.

Schriftgut, das die Beziehungen zu anderen Staaten, internationalen Organisationen, zur Europäischen Union und zu sonstigen Völkerrechtssubjekten betrifft;

11.

Schriftgut, das wesentliche Elemente der Wahrnehmung von Funktionen in Organen von internationalen Organisationen, der Europäischen Union oder von sonstigen Völkerrechtssubjekten betrifft;

12.

Geschäftseinteilungen, Geschäftsordnungen und Aktenpläne der Bundesdienststellen;

13.

Schriftgut, das grundsätzliche und zentrale Fragen der in der Anlage zu § 2, Teil 2 des Bundesministeriengesetzes genannten Materien betrifft;

14.

Schriftgut der Zentralstellen betreffend die grundsätzlichen Belange der Budgeterstellung, des Budgetvollzugs und des Finanzausgleichs;

15.

Schriftgut der Zentralstellen über Maßnahmen der Ausgliederung von Einrichtungen, die der Kontrolle des Rechnungshofes unterliegen oder unterlagen;

16.

Schriftgut zu Restitutions- und Entschädigungsangelegenheiten (insbesondere das der Historikerkommission und Provenienzenforschungskommission);

17.

Schriftgut des Ergänzungswesens des Bundesministeriums für Landesverteidigung.